¿Qué es un sistema de gestión del transporte TMS?
Un TMS es un sistema de gestión del transporte, siendo una herramienta crucial que utiliza tecnología avanzada para ayudar a las empresas a planificar, ejecutar y optimizar el transporte de productos, cumpliendo con los requisitos logísticos y proporcionando la documentación necesaria.
Las siglas TMS representan "Transportation Management System." Este software de logística brinda visibilidad completa de las operaciones de transporte, asegurando entregas puntuales y eficientes.
¿Para qué sirve un TMS?
Un TMS centraliza y organiza los datos del transporte, permitiendo a las empresas optimizar sus procesos logísticos. Desde la planificación hasta la elaboración de informes, un TMS eficaz es indispensable para la gestión del transporte moderno, permitiendo:
- Planificar y pronosticar las necesidades de la red.
- Optimizar rutas.
- Administrar transportistas.
- Ejecutar y rastrear envíos.
- Automatizar los procesos.
- Manejar el pago y la liquidación.
- Elaborar informes sobre los KPI de la red.
Beneficios de una plataforma TMS
Un software de Sistema de Gestión del Transporte (TMS) es una herramienta esencial que ofrece características relevantes para beneficiar a las empresas en su logística y gestión de transporte. Entre las principales características, destacamos las siguientes:
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Potenciación de capacidades tecnológicas: Un TMS te brinda la tecnología para optimizar la selección de rutas, basada en cotizaciones, tiempo de tránsito y elección de transportistas. Centralizar la gestión de rutas en la cadena de suministro optimiza el proceso, reduce el estrés y ahorra tiempo.
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Simplificación de Procesos: Un TMS agiliza la selección de transportistas, permitiendo evaluar y comparar factores como calidad y tiempo de entrega. Facilita la revisión de envíos anteriores y la conexión rápida de cargas similares con los transportistas adecuados.
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Rastreo de Carga: El seguimiento de carga es más sencillo con un sistema TMS, ya que te permite rastrear la ubicación de la carga en ruta y recibir alertas sobre posibles problemas o demoras imprevistas. Aunque el error humano es incontrolable, un TMS te brindará visibilidad sobre los retrasos y las razones detrás de estos.
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Creación de Reportes: Los sistemas TMS avanzados ofrecen datos e indicadores precisos para la elaboración de reportes completos. Por ejemplo, si necesitas supervisar el proceso de envío en 20 ubicaciones, y cada una realiza cinco envíos a la semana, estarías manejando 100 facturas de envío. Con un TMS, toda esta información se centraliza en un solo lugar, facilitando la creación de informes personalizados que analizan costos y facturas finales.
Importancia de un sistema de gestión del transporte
Los sistemas de gestión del transporte juegan un papel crucial en la cadena de suministro. Ofrecen una visibilidad que conduce a una planificación y ejecución más eficiente del transporte, resultando en una mayor satisfacción del cliente.
En la actualidad, vivimos en un entorno comercial global dinámico, en el cual hay transacciones realizadas constantemente; por ello, es importante contar con un sistema que permita navegar con éxito los complejos procesos en cuanto a las políticas y el cumplimiento de la normativa comercial.
Cabe destacar que el uso de un software TMS afecta a cada parte del proceso de una empresa, partiendo desde la planificación y las adquisiciones, hasta la logística y la gestión del ciclo de vida.
¿Cuáles son las características de un software TMS?
Un software de sistema de gestión del transporte TMS, tiene características relevantes que benefician a las empresas. Algunos de las principales características son:
01. Planificación de carga
Un TMS planifica la necesidad de recursos del transporte, optimizando rutas y cumpliendo restricciones operativas. Facilita la administración, ahorra costos y permite la gestión documental eficiente.
Una mala planificación puede ocasionar que no haya vehículos o conductores disponibles para la entrega y que queden ordenes sin poder ser entregados, provocando insatisfacción en los clientes y ventas no concretadas.
Generalmente, un TMS ha de tener capacidades de planificación inteligente, el cual, mediante el uso de algoritmos específicos, puede optimizar las rutas buscando reducir la cantidad de vehículos, balancear la carga entre la flota fija asignada, o cumplir restricciones de la operación, como el tamaño de vehículos, tipos de puertas de descarga, restricciones geográficas de acceso como centros de ciudad y más.
Con esto, los responsables de la gestión del transporte pueden generar ahorros en costos y, sobretodo, trasladar a la herramienta todo el conocimiento tácito que está en la mente de los conductores y que solo ellos conocen.
En la planificación de un TMS también se toma en cuenta la gestión documental, ya que toda documentación debe estar vigente para salir a operar. Por tal razón, al asignar un vehículo y conductor, el sistema tiene la capacidad de alertar sobre documentos vencidos evitando la posible paralización del viaje y la imposición de multa.
Esto tiende a ser un tema que puede generar confusión y en muchas ocasiones es común que se olviden algunos documentos, lo cual tiene el potencial de generar multas por falta de control; ya que, dependiendo del país en el que trata, pueden tener diferentes necesidades y requerimientos de movimiento de productos, como leyes aduaneras, impuestos o certificados de importación/exportación.
02. Despacho de carga
El despacho de carga facilita la confirmación de la carga, generación de manifiestos y documentación requerida, asegurando un viaje sin problemas.
También puede ayudar con la generación de manifiestos de carga, o proporcionar información para la generación de cartas porte (que un ERP no tiene y necesite le brinden), o guías de remisión transportista que exige la ley de un país.
03. Ejecución y Seguimiento del Transporte
Un sistema de gestión del transporte (TMS) robusto desempeña un papel crucial en la trazabilidad y gestión en tiempo real de la mercadería y los viajes. Desde que los productos salen del almacén hasta su destino final, este software proporciona una visibilidad continua y actualizaciones en tiempo real.
Control en Tiempo Real: Los responsables pueden rastrear y medir el desempeño del transportista, permitiéndoles tomar acciones correctivas de manera oportuna y asegurando que el viaje se complete según lo planeado.
Eventos Personalizados: Un TMS avanzado ofrece la posibilidad de configurar eventos personalizados, que el conductor puede utilizar como “botones de pánico”. Esto permite reportar rápidamente situaciones en la ruta que puedan afectar el cumplimiento del plan, como bloqueos de carretera, huelgas o eventos controlados como llegadas al destino.
Visibilidad para Embarcadores: Además de ofrecer visibilidad a quienes administran el transporte, un TMS también brinda acceso a los embarcadores (proveedores de la carga).
Pueden consultar el estado de sus órdenes de entrega y descargar pruebas de entrega, como fotografías tomadas por el conductor, todo en tiempo real. También es posible acceder a esta información a través de widgets en la página web, ingresando el número de pedido.
Alertas para los Clientes: La visibilidad se extiende a los destinatarios de la mercadería, quienes reciben alertas programadas sobre el envío. Esto incluye notificaciones días antes de la entrega, el mismo día que la unidad sale en ruta, y alertas aproximadas 20 a 30 minutos antes de llegar al destino.
En épocas como la pandemia, donde muchos trabajan remotamente, estas alertas precisas son esenciales para organizar el tiempo y asegurar una entrega exitosa.
04. Pago
Un Sistema de Gestión de Transporte (TMS) optimiza las operaciones financieras dentro de la cadena logística, permitiendo a las empresas auditar automáticamente las facturas y los pagos de cada transportista.
En el ámbito financiero, un TMS actúa como un facilitador, simplificando y acelerando los procesos de pago. Tanto para los cargadores como para los transportistas, ofrece una plataforma unificada donde se pueden gestionar auditorías de carga, revisar facturas, efectuar pagos y realizar análisis detallados del rendimiento de costos.
Esta integración no solo mejora la eficiencia, sino que también añade transparencia y control a las transacciones financieras en la logística del transporte.
05. Informes
Los sistemas de gestión del transporte (TMS) desempeñan un papel vital en la planificación y optimización de rutas, proporcionando informes detallados sobre las redes e instalaciones de los transportistas.
Estos informes ofrecen insights valiosos sobre el rendimiento, que son fundamentales para la toma de decisiones logísticas.
Utilizando los datos proporcionados por un TMS, los responsables de la logística pueden monitorear y evaluar el desempeño en diferentes áreas. Esto les permite desarrollar estrategias de mejora continua enfocadas en:
- Reducir gastos innecesarios a través de una optimización más eficiente de las rutas.
- Mejorar los niveles de servicio, asegurando una recolección y entrega a tiempo.
- Analizar y comprender los ahorros de costos generales, para una operación logística más rentable.
¿Qué empresas trabajan con un TMS?
En el ámbito empresarial, un Sistema de Gestión de Transporte (TMS) es una herramienta esencial para cualquier entidad involucrada en la cadena de suministro. Si una empresa participa en el envío, movimiento o recepción de mercancías, un TMS puede ofrecer beneficios significativos.
- Fabricantes: Para coordinar el transporte de materias primas y productos terminados.
- Distribuidores: Facilitan la logística entre productores y minoristas.
- Empresas Mayoristas y Minoristas: Gestionan el flujo de productos dentro de la cadena de distribución.
- Empresas de Comercio Electrónico: Utilizan TMS para optimizar la entrega directa al cliente.
- Compañías de Servicios Logísticos y Proveedores: Ofrecen soluciones de transporte y logística a otras empresas.
En la era moderna, prácticamente cualquier empresa relacionada con algún aspecto de la cadena de suministro puede beneficiarse de un TMS.
Las organizaciones de comercio electrónico, empresas de distribución, cargadores, transportistas y cualquier otra entidad que maneje productos y mercancías de manera regular pueden utilizar un TMS como un valor añadido a sus operaciones.
¿Cuál es la diferencia entre un TMS en la nube/SaaS y un TMS local?
La elección entre un Sistema de Gestión de Transporte (TMS) en la nube (también conocido como Software as a Service, SaaS) y un TMS local depende de las necesidades y preferencias de cada empresa. Aquí te explicamos las diferencias clave:
TMS en la Nube/SaaS
- Acceso remoto: Al estar alojado en la nube, se puede acceder al sistema desde cualquier lugar con conexión a Internet, ofreciendo flexibilidad y portabilidad.
- Actualizaciones automáticas: Las actualizaciones y el mantenimiento son manejados por el proveedor, garantizando que siempre estés usando la versión más reciente y segura del software.
- Escalabilidad: Puedes adaptar fácilmente el sistema a las necesidades cambiantes de tu empresa, ya que la nube permite una rápida expansión o contracción de recursos.
- Menor costo inicial: Sin la necesidad de hardware dedicado, la inversión inicial suele ser menor.
- Integración facilitada: La integración con otros sistemas y tecnologías suele ser más sencilla y rápida.
TMS Local
- Control completo: La empresa tiene control total sobre el sistema, incluyendo la seguridad y la configuración.
- Requerimientos técnicos: La actualización, el mantenimiento y la solución de problemas pueden requerir la intervención de un técnico en la ubicación física.
- Mayor seguridad (potencialmente): Al estar alojado internamente, puede ofrecer un mayor control sobre la seguridad, aunque esto depende de las medidas implementadas.
- Menos portabilidad: El sistema no es fácilmente accesible fuera de la ubicación donde está instalado, lo que limita su uso en viajes o en ubicaciones remotas.
- Inversión Inicial Mayor: Puede requerir una inversión inicial más alta en hardware y configuración.
La elección entre un TMS en la nube y un TMS local dependerá de factores como la necesidad de portabilidad, control sobre el sistema, inversión inicial y requerimientos técnicos.
Mientras que el TMS en la nube ofrece mayor flexibilidad y suele ser más económico, el TMS local puede brindar un mayor control y potencialmente una seguridad mejorada. Considerar estas diferencias ayudará a seleccionar la opción que mejor se adapte a las necesidades y objetivos de tu empresa.
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