Como elegir el mejor Transportation Management Software para tu empresa

El uso de las tecnologías de  información ya no sólo es una tendencia, sino una necesidad. De acuerdo al 19th Annual Third Party Logistics Study (3PL), un estudio anual sobre el outsourcing logístico realizado en 2015 por Capgemini, un 98% de los consumidores indican que una buena capacidad de uso de las TI es necesaria para cualquier operador logístico.

Ningún software es igual al otro. Muchas empresas pueden ofrecer las mismas características, pero la tecnología va cambiando constantemente. Por otro lado, los consumidores  tienen expectativas más altas para obtener herramientas específicas a sus necesidades.  El estudio de 3PL muestra que solamente un 55% de los clientes están satisfechos con las actuales capacidades de sus proveedores.

Es entonces importante identificar cuáles son los factores claves para escoger el TMS correcto para tu empresa. Te damos 6 sugerencias para ello.

1. Accesible desde cualquier lugar  

Aunque normalmente un buen software de logística puede utilizarse desde un PC o un MAC, se vuelve cada vez más importante que también pueda ser utilizado en tablets o smartphones, para poder manipular o revisar datos en terreno. Un 33% de los encuestados por 3PL dicen que invierten en tecnologías que les permitan personalizar y customizar la experiencia de compra, como los aparatos móviles.

2. Reportes más precisos 

El ciclo de mejoramiento continuo de la logística empresarial requiere de indicadores cada vez más específicos. En la medida que la logística se vuelve más competitiva, la precisión se transforma en un elemento que entrega ventajas comparativas.

Un buen software debe ser capaz de reunir grandes cantidades de información que antes no podía recoger, y entregar reportes personalizados a tus necesidades específicas. Por ejemplo, una tabla confiable y actualizada le puede dar confianza a los clientes de que esta  pagando el precio adecuado por el consumo de combustible de una ruta de camiones.

Sin embargo el estudio 3PL dice que solamente el 57% de los operadores y un 47% de las empresas de outsourcing logístico tienen “acceso a información oportuna y detallada respecto a la planificación de la cadena logística y sus operaciones” en sus empresas. Por ejemplo, todavía es común recibir reportes imprecisos acerca de determinados cálculos de ruta cando están planificando un viaje.

3. Debe ser compatible

Probablemente no es el primer software que adquiere tu empresa,  pues ya trabajas con bastantes programas de logística  y gestión empresarial, integrados al modelo de tu empresa y configurados de manera precisa. Por eso, cualquier software de transporte nuevo debe ser parte de la solución a tus problemas, en lugar de ser un problema nuevo.

Por lo tanto, el nuevo software debe  ser compatible con cualquier otra herramienta del sistema logístico, como planificación, manejo de base de datos y medición que ya utilices. Es importante que el nuevo software debe formar parte de una sinergia, y tener la capacidad de exportar e importar  la información.

En este gráfico, vemos las distintas opciones de software específicas que pueden utilizar las mejores empresas de logística, de acuerdo al reporte del 3PL:

Como vemos, ningún software es una opción aislada, sino que debe trabajar en red con otros sistemas operativos.

4. La calidad del soporte técnico

Aunque las especificaciones y características técnicas de un TMS pueden ser similares en términos genéricos, el punto de inflexión para elegir un proveedor es la calidad de las personas detrás de la pantalla.

Debes elegir un proveedor que trabaje de manera oportuna, sea empático y preocupado de tus necesidades. Debe estar dispuesto a apoyar y orientar a tu equipo,  en lugar de enviar respuestas genéricas como “estamos investigando el problema”.

En la medida que tu equipo aprenda a utilizar el software, el equipo de soporte técnico debe acompañarlos con un programa de entrenamiento fácil y una disponibilidad en cualquier minuto que se tenga dudas. De este modo, tu empresa podrá aprovechar plenamente de las capacidades que el software puede entregar. En muchas ocasiones los equipos se restringen a un número limitado de aplicaciones, simplemente porque no han aprendido aún a aprovechar todas las capacidades del programa que adquirió la compañía.

5. Flexibilidad y escalabilidad

El TMS que elijas necesita adaptarse a las fluctuaciones comunes en el flujo de carga de la cadena logistica. No solo debe manejar un volumen de carga promedio, sino que debe ser eficaz en el minuto que se deba trabajar con grandes volúmenes de envíos en períodos de alta de manda, como Navidad.

Hoy por hoy, la industria del retail está cada vez más dependiente de la tecnología para obtener visibilidad de las rutas de distribucion en tiempo real, por lo que muchas empresas están utilizando plataformas en la nube. De esa manera, pueden procesar grandes cantidades de información de manera más rápida, compatibilizar las demandas específicas del consumidor con las tendencias de la temporada y personalizar de manera masiva las soluciones a cada cliente.

6. Confiabilidad

Técnicamente, un software confiable tiene una alta disponibilidad y capacidad de mantención. En la medida que un programa es más confiable, tiene menos probabilidades de fallar en un período de tiempo determinado.

Ninguna empresa puede asegurar que su software funcionará óptimamente todo el  tiempo. Un software puede tener fallas inesperadas o un virus no identificado puede interrumpir sus operaciones.  Una empresa es capaz de asegurar que su software es confiable si logra garantizar  un porcentaje reducido de “excepciones” y tiene la capacidad de monitorear y reportar en línea cualquier problema, para poder corregirlo y actualizarlo a la brevedad.

Algunas opciones en la nube también aumentan esta capacidad, ya que la información más sensible puede ser almacenada  en varios servidores externos. Con esto, la información se encuentra constantemente respaldada y periódicamente actualizada en caso de cualquier evento.

Sin perjuicio de cualquier problema que tengas y cualquier consejo que el equipo técnico de una empresa te pueda dar, la persona más capaz de identificar el software más confiable, flexible, escalable, responsable, preciso y adaptable para su empresa eres tú.

¿Cómo mides el éxito de un TMS? ¿Qué elementos encuentras más críticos al momento de elegir uno? Me gustaría conocer tus comentarios.