En el mundo de la logística, la prueba de entrega digital ha revolucionado la forma en que se gestionan los procesos de entrega de pedidos.
Si aún no estás familiarizado con el comprobante de entrega digital, una poderosa herramienta para agilizar los procesos internos y externos, estás en el lugar correcto.
En este artículo, exploraremos en detalle la entrega electrónica y cómo puede optimizar el flujo de trabajo de tu empresa, además de los beneficios y los tipos más comunes de pruebas de entrega digital.
¿Sabes qué es y cómo funciona un comprobante de entrega (POD) en logística? Las pruebas de entrega, también conocidas como proof of delivery (POD) en inglés, son documentos que contienen información relevante relacionada con la entrega de un producto o la realización de un servicio.
El uso de pruebas de entrega forma parte de las operaciones básicas del área de logística, ya que permiten verificar las entregas de manera satisfactoria tanto para los clientes como para las empresas.
Existen varios tipos de POD digitales utilizadas en logística y transporte. Estos métodos varían en su nivel de detalle, implementación tecnológica y formato. A continuación, se presentan algunos tipos comunes de pruebas de entrega.
La prueba de entrega digital, también conocida como prueba de entrega electrónica, cumple el mismo objetivo que una prueba de entrega física, pero, al ser electrónica, existe una mayor disponibilidad de formatos, dentro de los que destacan:
Firma Electrónica: En lugar de un documento físico, se utilizan métodos de firma electrónica. El destinatario firma en un dispositivo electrónico, como un móvil o tableta, capturando una firma digital que sirve como prueba de entrega.
Códigos de Barras y Escaneo: Se escanean códigos de barras o códigos QR en etiquetas de envío o paquetes al momento de realizar la entrega. Los datos son registrados electrónicamente, proporcionando prueba de que el envío fue entregado en la ubicación especificada.
Seguimiento por GPS: En casos en los que el vehículo de entrega está equipado con tecnología GPS, los datos de seguimiento en tiempo real pueden servir como prueba de entrega. Se registran la ubicación y la marca de tiempo de la entrega, y se pueden acceder electrónicamente.
Fotografías: Tomar fotografías del paquete entregado o del destinatario recibiendo el paquete puede servir como evidencia visual. Estas fotografías pueden tener una marca de tiempo y adjuntarse al registro de entrega.
Documentación Digital: En lugar de documentos físicos, se utilizan métodos de documentación digital. Esto incluye firmas digitales, formularios electrónicos y plataformas en línea donde los destinatarios pueden confirmar la recepción de un envío de manera digital.
Prueba de Pago: En algunos casos, la prueba de pago en el lugar de entrega, como un recibo o una factura, puede utilizarse como forma de prueba de entrega, ya que demuestra que el destinatario ha cumplido con sus obligaciones financieras al momento de recibir su paquete.
Geofencing: La tecnología de geovallado, o geofencing en inglés, establece límites virtuales alrededor de ubicaciones de entrega específicas. Cuando el vehículo de entrega entra o sale del área designada, se activa una confirmación automatizada de entrega.
Trazabilidad: Utilizar una prueba de entrega digital permite una mayor visibilidad de las operaciones de transporte. Además, se obtiene un mejor control de los productos enviados y la información sobre su recepción en tiempo real.
Productividad: La automatización de las pruebas de entrega mediante medios digitales ayuda a los colaboradores a realizar sus tareas de manera más sencilla, organizada y eficiente.
Efectividad: Al eliminar el uso de papel, los gastos operativos se reducen. Incluso en algunos países, existe legislación para respaldar el uso de documentos electrónicos en operaciones de distribución y entrega de mercancías.
Sustentabilidad: Los clientes valoran que sus proveedores cuiden el medio ambiente y realicen acciones concretas para minimizar su impacto.
Visibilidad: Con la prueba de entrega digital, se obtiene información sobre cargas, descargas, entregas y eventos durante el transporte, con georreferenciación y en tiempo real.
Rentabilidad: El análisis de información, como la comparación entre el trayecto planeado y el real, la satisfacción del cliente a través de encuestas y la automatización de los procesos de cobranza, se reflejará en una mayor rentabilidad para el negocio.
Dentro de las posibilidades de pruebas de entrega, aún existen muchas empresas que utilizan medios físicos para realizar sus pruebas de entrega. La más común es la confirmación de firma, donde el destinatario firma un documento físico, como un recibo de entrega o una carta de porte, para confirmar la recepción del envío.
A pesar de que nos encontramos en la era de la tecnología, muchas empresas siguen realizando sus operaciones de forma tradicional, y continúan utilizando documentación impresa en papel y comprobantes de entrega físicos.
Sin duda, no podemos negar que el comprobante de entrega físico es un documento clave en las actividades de logística y distribución, ya que es un comprobante fidedigno de la correcta recepción de la mercancía.
Dentro del proceso tradicional, el operador debe regresar a la empresa o depósito después de finalizar su jornada de distribución y entregar los comprobantes de entrega firmados a los administradores y gerentes logísticos, para que puedan iniciar el proceso de verificación y cobranza.
A pesar de ser un método relativamente popular, tiene ciertas desventajas a la hora de poner en práctica:
Carga administrativa: El POD físico requiere trabajo administrativo adicional, que incluye recolectar y organizar recibos en papel o registros digitales. Este proceso puede llevar tiempo, especialmente en operaciones logísticas a gran escala.
Información retrasada: En muchos casos, el POD físico no proporciona información en tiempo real, ya que lleva tiempo procesar y compartir los documentos, generando retrasos en la actualización de la información de seguimiento y en la notificación a los interesados sobre entregas exitosas.
Costos más altos: La implementación del POD físico puede generar costos adicionales para las empresas de logística. Estos costos incluyen impresión, almacenamiento, entrada manual de datos y posibles errores o pérdidas asociadas con los documentos físicos.
Impacto ambiental: El POD físico a menudo implica el uso de papel, lo que contribuye a problemas ambientales como la deforestación, las emisiones de carbono por la impresión y la eliminación de residuos de papel.
Cabe destacar que los avances en tecnología y la creciente disponibilidad de soluciones digitales están reduciendo algunas de las desventajas asociadas con el POD físico.
Las alternativas digitales -PdE o POD- , como las firmas electrónicas, las aplicaciones móviles y las plataformas basadas en la nube, pueden ofrecer beneficios similares, al tiempo que abordan muchas de las desventajas mencionadas anteriormente.
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El conductor puede actualizar el estado de la entrega, incluyendo la aceptación total o parcial, el rechazo de las órdenes a nivel de SKU, detallar los motivos de rechazo o aceptación, tomar fotografías, firmar digitalmente, agregar comentarios y descargar el documento de prueba de entrega digital en formato PDF.
Además, tu empresa puede revisar el estado de las órdenes en múltiples fechas de reparto, descargar las pruebas de entrega digital en archivos PDF, informar a tus clientes internos sobre tu operación, descargar pre-liquidaciones para el pago de tus conductores y generar automáticamente una pre-liquidación de la ruta.
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