La Estructura Organizacional y sus Desafíos para Pymes (2022)

La estructura organizacional de las pymes, generalmente, tiende a ser compleja, ya que al ser o, propiedad familiar, o controlada por una familia, se hace más difícil delimitar roles, y tomar control sobre los procesos organizacionales necesarios para asegurar el éxito del negocio. 

Por esto, es común ver al propietario del negocio actuar como administrador, teniendo un impacto directo en la empresa producto de las iniciativas, valores y ambiciones del mismo. .

Fuente: Envato

El propietario/administrador/gerente, es responsable de múltiples tareas, y desempeña un papel central en la toma de decisiones. 

Tienen una responsabilidad con la empresa y tienden a mantener una relación directa con todos los empleados, clientes y proveedores.

También, se encargan de procesar todos los aspectos técnicos, administrativos y procedimientos organizacionales en la empresa. 

Considerando lo anterior, es importante lograr identificar los desafíos más frecuentes a los que se ven expuestas las pymes, ya que, en muchas ocasiones, pueden ser un factor decisivo para determinar el éxito de estas. 

Desafíos comunes en la estructura organizacional

La estructura de gestión de las pymes suele carecer de departamentos y empleados específicos, por lo que la mayoría de estos tienen roles multifuncionales, resultando en un bajo grado de especialización laboral.

Por esto, es normal ver diferentes áreas dentro de las pymes con poca claridad en cuanto a roles definidos, pudiendo generar incomodidad y confusión tanto para los trabajadores, como para los clientes. 

Recursos

Muchas pymes cuentan con limitaciones en cuanto a recursos materiales, humanos, de capital y de fabricación. 

Esto afecta de manera directa la capacidad de inversión que las pymes puedan tener para invertir en tecnología, sistemas de información y otra infraestructura y maquinaria para mejorar la calidad de los productos y procesos, además de contar con una gestión más eficiente. 

Además, generalmente, no cuentan con los recursos suficientes para poder contratar o subcontratar los servicios de desarrollo, por lo que la inexperiencia en algunas áreas tecnológicas también influye en que las pymes rara vez pueden lograr actividades de investigación y desarrollo por sí mismas. 

Por otro lado, esto se traduce en la falta de capacidad para competir directamente con las grandes empresas, siendo más vulnerables a cambios abruptos del mercado y menor posibilidad de expansión en comparación con las empresas de mayor envergadura.

Clientes y marketing

Comúnmente, las pymes se basan en el marketing relacional con el mercado local o regional y dependen de una pequeña base de clientes.

Naturalmente, las pymes tienden a centrarse en una estrategia de mercado especializado, con líneas delimitadas de productos y/o servicios, y donde no tienen tantos competidores específicos. 

Se comunican con los clientes en una línea más cercana y más corta, por lo que los requisitos específicos de los clientes se entienden con mayor facilidad. 

Debido a esta misma cercanía, es un poco más fácil para las pymes acceder a información de mercado veraz y de menor costo, por lo que pueden tomar decisiones de marketing mejor informadas.

Sin embargo, el revés refleja la escasez de conocimiento de marketing formal en las pymes, y puede conducir a problemas a la hora de buscar promocionar sus productos, pudiendo quedar con exceso de stock, y pagando por almacenamiento, por ejemplo. 

Procesos organizacionales

Generalmente, las pymes no tienden a tener procedimientos complejos, y cuentan con una menor estandarización de procesos al momento de realizar el trabajo del día a día. 

Los sistemas simples de planificación y control, las reglas, y los procedimientos informales, aportan ventajas de comportamiento a las pymes, al hacerlas más flexibles, con buena comunicación interna y receptividad ante nuevas situaciones.

La informalidad es un tema central en las pymes, donde la mayoría de los procesos son más fluidos y adaptables a diversas situaciones.

Por lo mismo, la flexibilidad que tienen las pymes hace que incorporar nuevos procesos o tecnologías sea ejecutado de manera más rápida, además de ser mejor aceptado internamente. 

Ejemplos de esto, podría ser la implementación de sistemas de gestión de transportes, los que aportan mayor control sobre la entrega de productos, ofreciendo planificación, visibilidad, monitoreo y optimización; todo en tiempo real. 

Estos son software hechos específicamente para des complejizar procesos, y ofrecer mayor control de las empresas y negocios sobre sus actividades logísticas. 

Cultura y comportamiento

Por las características típicas de pequeña escala y organización difusa, la cultura en las pymes es reconocida como un “todo” en lugar de contar con departamentos o funciones individuales. La sencillez en los procesos y regulaciones generalmente le brinda a las pymes una cultura abierta, informal y unificada, que, a su vez, fomenta la comunicación eficiente y el intercambio de conocimientos.

Por otro lado, las pymes trabajan en un entorno altamente incierto y turbulento, con poco control sobre sus entornos, por lo que son sensibles a los problemas del día a día a medida que ocurren, y a cualquier perturbación en flujo de efectivo o en la cadena de suministros. 

Con esto en mente, es más recomendable utilizar estrategias a corto plazo, ya que son más favorables que las estrategias a largo plazo