Tener un planificador de rutas para los conductores es una tarea compleja y difícil de entender sin una herramienta adecuada, especialmente cuando existe una gran variedad de productos y direcciones a las cuales hay que llegar.
Los métodos más comunes, generalmente papel o en Excel, tienden a dar lugar a información errónea y datos mal ingresados, resultando en un aumento considerable del uso de tiempo.
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Por esto, contar con un método de hacer envíos de punto A al punto B, de manera eficiente, es clave para el éxito.
A continuación detallamos seis consejos para optimizar las rutas con un planificador de rutas, pero, primero, partiremos explicando qué es la optimización de rutas.
¿Qué es la Optimización de Rutas?
La optimización de rutas es un método utilizado por organizaciones que utilizan servicios de entregas con el fin de optimizar las rutas de reparto mediante la creación de rutas eficientes.
En otras palabras, es el procedimiento que ayuda a determinar la ruta más rentable y eficiente en términos de tiempo desde el punto A al punto B.
Importancia de la optimización de rutas
La optimización de rutas es una práctica vital para el éxito de las empresas, ya que permite no solamente ejecutar los pedidos, sino también combinándolo con otros aspectos, como:
- Horarios de los conductores
- Horas disponibles
- Total de paradas
- Estimaciones de cumplimiento
- Requisitos reglamentarios
- Especificaciones técnicas de los vehículos
Es fundamental destacar que la optimización de rutas no solo consiste en descubrir la ruta más rápida o económica, sino, de encontrar una ruta eficiente y adecuada y que considere todas las variables implicadas.
Seis Tips para Organizar las Rutas de Reparto
Aquí dejamos cinco consejos de planificador de rutas de reparto para optimizar su planificación de rutas de forma eficaz.
Optimizar los parámetros de los vehículos de carga
Contar con una estrategia integral para maximizar los ingresos de la optimización de rutas siempre es útil. Esto permite aumentar la productividad operativa general, optimizando la utilización, la capacidad y la carga de los vehículos.
Para optimizar la utilización de los vehículos, es preciso determinar el tiempo que pasan en:
- La carretera
- Tiempo de inactividad
- Tiempo de precarga y espera de salida
- Tiempo de carga y descarga
- Tiempo de reparación de mantenimiento
- Tiempo de retraso en la entrega
A partir de la información recolectada, hacer cambios basados en estos parámetros garantiza la puntualidad en las entregas.
Ahora, al momento de asignar tareas a los equipos de conductores, es importante considerar y evaluar el espacio disponible con el que cuenta cada vehículo de la flota, para así optimizar la capacidad de los mismos, ayudando a hacer un mejor uso del vehículo.
De la mano con lo anterior, el que los conductores de reparto tengan la capacidad de organizar los paquetes según la ruta de entrega previamente optimizada, les permite ubicar estos mismos de forma más rápida y fácil, reduciendo el tiempo de parada en cada ubicación.
Monitoreo de conductores
Una programación precisa es la base para la coordinación de los conductores y la gestión de las entregas. Los despachadores deben saber qué conductores están disponibles en un momento determinado, gestionando de mejor manera el tiempo de los conductores.
Esta planificación permite realizar las entregas de última milla a tiempo durante horas de mayor congestión, o durante condiciones climáticas desfavorables.
Con la tecnología de un planificador de rutas, los expedidores también pueden realizar ajustes con mayor flexibilidad y control de la gestión, pudiendo cambiar de ruta o re optimizar los horarios de entrega.
Estos cambios de plan se actualizan automáticamente en la aplicación del teléfono del conductor, proporcionando acceso instantáneo a la información necesaria del viaje.
Para planificar eficazmente una ruta, hay que tener en cuenta los puntos de partida y de destino. Por ejemplo, si existen múltiples puntos de recogida, es posible establecer el punto de inicio para los conductores de reparto en un lugar estratégico.
Además, establecer los puntos finales es bueno si se busca que los conductores terminen sus itinerarios en un lugar específico, como su dirección residencial o un centro de operaciones.
Productividad de la flota
Entender cómo funcionan las flotas es esencial para optimizar y mantener la eficiencia de la fuerza de trabajo. La planificación de rutas con múltiples paradas para un equipo de conductores de reparto es un reto y requiere mucho tiempo.
Factores como el tamaño de la flota, las condiciones del tráfico y las ventanas de entrega hacen que la planificación manual de rutas sea aún más compleja.
En tales circunstancias, la solución es integrar un software planificador de rutas diseñado para aumentar el número de entregas con éxito y que automatice la planificación de las rutas de entrega de manera más eficiente, considerando al equipo de reparto completo.
Debido a la naturaleza de los software de optimización de rutas, es posible ganar acceso a información y datos importantes, logrando tener un registro continuo de los conductores, datos del vehículo y el historial de reparto, pudiendo acceder a ellos cuando sea necesario.
Comunicación transparente con los clientes
Uno de los problemas más comunes a los que se enfrentan muchas empresas con necesidades logísticas es el mantener una comunicación clara y a tiempo con el cliente final.
Por medio del uso de un software de gestión de rutas, tanto los clientes como la empresa reciben actualizaciones en tiempo real acerca del estado de los paquetes enviados y los conductores de reparto, ayudando a garantizar que los tiempos de entrega sean siempre precisos.
La comunicación con el cliente puede gestionarse con la automatización, lo que garantizará que los clientes reciban la información necesaria para poder planificar sus actividades diarias. Dichas alertas pueden enviarse al medio de contacto del cliente mediante notificaciones por correo electrónico, SMS o WhatsApp.
Automatizar la importación de datos
La introducción manual de datos es un obstáculo constante y significativo para los gestores de flotas. Actualizar manualmente las órdenes de trabajo, los detalles de los gastos y otros datos similares en las hojas de cálculo es una pérdida de energía y tiempo. Además, no proporciona un reflejo exacto de los procesos empresariales.
En cambio, un sistema de gestión de rutas permite importar archivos de Excel, lo que ahorra tiempo y esfuerzo. Permite comprobar de cerca los procesos y el rendimiento del negocio con un panel de control personalizado y sólidas herramientas de información.
Evitar los retrasos
Para aumentar la retención de clientes, es necesario optimizar el tiempo de entregas, ya que los clientes a los que se les entregan los envíos con retraso tienen menos probabilidades de volver a utilizar los servicios de la misma empresa en el futuro. Por esto, es útil contar con planes de contingencia para evitar retrasos causados por:
- Mal tiempo
- Atascos de tráfico
- Bloqueos importantes y desvíos
- Construcción de carreteras
- Accidentes
Para adaptarse a estas circunstancias imprevisibles, la tecnología de un sistema de planificación y optimización de rutas calcula automáticamente las rutas en tiempo real. También, proporciona al conductor instrucciones actualizadas, permitiendo que los repartidores puedan concentrarse en realizar sus entregas en lugar de determinar la mejor ruta para evitar estos factores.
Drivin es un software planificador de rutas basado en la nube que permite ganar mayor control sobre el estado de los repartos. Sin importar el tamaño de la flota, desde 1 vehículo, a cientos, gestionar los pedidos nunca había sido tan fácil.
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