Sistemas de Planificación de Rutas: Todo lo que debes saber

Partamos por lo primero: ¿Qué es la planificación de rutas?: La planificación de rutas es un aspecto crucial de muchas empresas y organizaciones, ya que puede tener un gran impacto en la eficiencia, productividad y éxito general de estas.

A pesar de que existe una gran variedad de herramientas y tecnologías disponibles para ayudar a optimizar la planificación del transporte - como sistemas de planificación de rutas logísticas,- muchos aún dependen de la planificación manual de rutas.

En este artículo exploraremos la importancia de la planificación de rutas automatizada del transporte, su importancia y beneficios, además de errores comunes a evitar al momento de planificar rutas de transporte de forma manual.

Ya sea que seas dueño de una PYME, gerente de logística o planificador de transporte, comprender los beneficios y riesgos de la planificación manual del transporte puede ayudarte a tomar decisiones informadas y optimizar tus operaciones de transporte.

Importancia de la planificación de rutas 

La planificación de rutas automatizada es un elemento crucial dentro del ámbito de la logística. Esto se debe primordialmente a la capacidad que tiene de optimizar las rutas y horarios de entrega, reducir los costos de transporte, mejorar la satisfacción del cliente al proporcionar tiempos de entrega precisos y aumentar la eficiencia operativa en general, todo mientras se consideran varias restricciones y variables como patrones de tráfico, capacidad de vehículos y prioridades de entrega.

Beneficios de los sistemas de planificación de rutas logísticas

Los sistemas de planificación de rutas logísticas son herramientas esenciales para las empresas que requieren entregar servicios de última milla de alta calidad.
Al incorporar tecnología como un TMS, las empresas logran ofrecer servicios de entrega de productos de alta calidad, logrando aumentar la eficiencia en sus entregas, y reducir costos. Algunos de los beneficios de esta tecnología incluyen:

• Mejora de los tiempos y la precisión de entrega
• Reducción de los costos de transporte
• Aumento de la utilización de la capacidad de los vehículos
• Mejora del servicio y la satisfacción al cliente
• Reducción del consumo de combustible y emisiones de carbono
• Mejor asignación y programación de recursos
• Seguimiento y monitoreo en tiempo real de las entregas
• Minimización del error humano y la carga de trabajo manual

Errores comunes al planificar rutas manualmente

A pesar de que sigue siendo posible planificar rutas manualmente, y puede que sea una solución válida para muchas pequeñas y medianas empresas con necesidades logísticas limitadas, existen errores garrafales que pueden, a largo plazo, salir muy caro a la hora de enfrentarse a un aumento en la demanda.
Dentro de los errores que más se ven, destacamos: 

No considerar patrones de tráfico

Planificar rutas de forma manual puede pasar por alto las actualizaciones de tráfico en tiempo real o no considerar la congestión esperada en la zona, lo que resulta en retrasos e ineficiencias.

El uso de herramientas tecnológicas gratuitas de GPS, como Google Maps o Waze, puede ser una opción viable para muchas PYMES, si lo que se busca es una solución rápida y temporal para analizar las condiciones del tráfico. 

Ignorar la capacidad del vehículo

No contar con la información necesaria respecto a las capacidades de la flota puede resultar costoso. Ponte en la situación de un período de alta demanda, ¿sabes cuántos paquetes o peso pueden llevar tus vehículos? Planificar las rutas manualmente puede pasar por alto un detalle como este, que es muy relevante a la hora de cargar y entregar paquetes. 

No considerar prioridades de entrega

Las entregas pueden tener diferentes prioridades de entrega, como artículos urgentes o sensibles al tiempo o clima, los que pueden requerir atención especial. Planificar rutas de forma manual puede pasar por alto estas prioridades y asignar entregas al azar, lo que puede resultar en la entrega de paquetes y productos en mal estado o defectuosos, generando la insatisfacción del cliente final.

Descuidar la optimización de rutas

La planificación de rutas manual pasa por alto la importancia de la optimización de rutas, que de por sí, es un concepto vital a la hora de realizar entregas eficientes para garantizar la satisfacción del consumidor. Realizar rutas no optimizadas puede llevar a un consumo de combustible excesivo, manejo de kilómetros innecesarios, y tiempos de viaje más largos. 

No adaptarse a los cambios

Los cambios en los horarios de entrega o los retrasos inesperados tienden a ocurrir, y un planificador manual puede no tener la flexibilidad para ajustar rápidamente y de manera eficiente las rutas, lo que lleva a retrasos e insatisfacción del cliente.

Sistemas de planificación de rutas: Tips de expertos

Si buscas maximizar el uso de tu software de planificación de entregas, te dejamos 5 tips de expertos para mejorar la utilización de tu software de planificación de rutas. 

Optimizar la capacidad, utilización y carga del vehículo

Uno de los beneficios de contar con un sistema de planificación de rutas es el tener la capacidad de crear estrategias para optimizar rutas de transporte. Esto permite maximizar los ingresos de la optimización de rutas al aumentar la productividad operativa general una vez optimizada la capacidad, carga y utilización total del vehículo de transporte.
Previo a asignar tareas al equipo de conductores, es necesario evaluar el espacio de almacenamiento disponible de cada vehículo de la flota, esto con el objetivo de contar con un mejor uso del espacio dentro del vehículo, resultando en paquetes ordenados de acuerdo a la ruta optimizada.

Al hacer eso, los conductores y repartidores cuentan con mayor facilidad de ubicar los paquetes dentro del vehículo, mejorando los tiempos de entrega y reduciendo los tiempos de espera en cada parada.
Para lograr una gestión optimizada del vehículo, es necesario tener claridad respecto a los tiempos dedicados a: 

• Trazar y calcular la ruta óptima
• Tiempo de inactividad
• Precarga y espera de la hora de salida
• Tiempo de carga y descarga
• Tiempo de mantenimiento y reparación
• Tiempo de entrega retrasado

Monitoreo de conductores en tiempo real

Un sistema de gestión del transporte, o TMS, permite una asignación de rutas de transporte más precisa al momento de coordinar las entregas para los conductores, facilitando una gestión de entrega de mayor calidad. El uso de herramientas de sistemas de planificación de rutas para repartidores permite administrar mejor el tiempo de tus conductores.

Puedes planificar rutas de punto a punto más rápidas y asignar tareas a los conductores utilizando funcionalidades sólidas y sofisticadas de un software de optimización de rutas de transporte y distribución, al tiempo que garantizas que los transportistas estén tomando las rutas correctas.

Con este tipo de sistemas de planificación de ruta de transporte, tanto los transportistas como despachadores pueden hacer ajustes de gestión de la ruta en tiempo real con mayor flexibilidad y control, pudiendo actualizar rutas o re optimizar los horarios de entrega.

Dichos cambios a lo largo de la ruta de entrega son actualizados automáticamente en la aplicación de móvil a la que tienen acceso los conductores, brindando acceso instantáneo a la información que desean para su viaje.

Aumentar la productividad entre flotas

Comprender cómo opera la flota es esencial para optimizar las rutas de transporte y mantener la eficiencia de la fuerza laboral. Los sistemas de planificación de rutas de múltiples paradas  puede ser un desafío para los equipos de repartidores, además de exigir mucho tiempo para organizar las rutas de la mejor forma posible.

Factores como el tamaño de la flota, las condiciones del tráfico y las ventanas de entrega, hacen que la planificación manual de rutas sea aún más compleja. En tales circunstancias, el uso de un software de optimización de rutas, diseñado para aumentar el número de entregas exitosas, es, en la mayoría de los casos, una solución ideal. 

Minimizar las entregas fallidas

Con el objetivo de minimizar las entregas fallidas, es necesario mejorar la eficiencia de las operaciones a lo largo de la ruta de entrega, tomando medidas concretas para evitar reentregas o que los paquetes sean despachados a direcciones incorrectas.

Tales reenvíos implican un mayor esfuerzo y gasto de dinero, sin necesariamente obtener ingresos adicionales. Esto conduce a un aumento en los costos de las operaciones de entrega.

Los problemas de entrega errónea y reenvío de paquetes se pueden evitar mediante el uso de un sistema de planificación de rutas de entrega, ya que los conductores recibirán instrucciones de manejo específicas y ETA para cada ubicación, al tiempo que los clientes reciben notificaciones respecto al tiempo estimado de sus envíos.

Además, los conductores tendrán acceso a las pruebas electrónicas de las operaciones de entrega, como la captura de fotografías y firmas electrónicas, lo que demuestra que la entrega fue realizada exitosamente.

Comunicación con el cliente

A muchas organizaciones en la industria de la logística les resulta difícil mantener a sus clientes informados acerca del tiempo estimado de entrega de sus productos.
Un sistema de planificación de rutas te brinda a ti y a tus clientes actualizaciones en tiempo real acerca del estado y ubicación de tus conductores, lo que garantiza que los tiempos de entrega sean siempre precisos.

La comunicación con los clientes se puede gestionar con la automatización de información, lo que garantiza que los clientes finales reciban tiempos estimados de entrega, generando mayor confianza entre la empresa y el que recibe.

Dichas alertas se pueden enviar mediante el uso de la app para planificar rutas, comunicándose con el cliente mediante notificaciones por correo electrónico, SMS, o vía WhatsApp, liberando tiempo al personal de atención al cliente.

Los sistemas de planificación de rutas, como el de Drivin, mejoran la eficiencia de las operaciones de entrega al tiempo que cumplen con las expectativas deseadas del servicio al cliente; mejorando la productividad, reduciendo gastos de entrega y aumentando la capacidad de entrega.

Si sientes que tu empresa está pasando por momentos difíciles a la hora de garantizar entregas de última milla de calidad y a tiempo, puede ser posible que integrar el uso de un sistema de planificación de rutas sea lo que tu empresa necesita.
¡Deja tus datos en el formulario de más abajo y un especialista de Drivin se pondrá en contacto contigo!