La temporada de Navidad y vacaciones se acerca, por lo que es necesario gestionar los envíos estacionales por medio de una preparación minuciosa, un proceso racionalizado y con soluciones de gestión de envíos adecuadas.
A continuación detallamos los pasos a seguir para asegurar el éxito de tu PYME esta Navidad.
Preparación inicial
El primer paso para el éxito en cualquier empresa es la preparación, más aún en la época de Navidad, donde la demanda aumenta considerablemente.
Fuente: Envato
Es importante poder preparar la operación con el fin de afrontar los retos de los envíos de temporada, de manera proactiva, mediante los siguientes consejos de planificación:
Planificar lo esperado e inesperado
Para esto es necesario pensar en los problemas de envío experimentados con anterioridad, además de apoyarse en data histórica respecto al desempeño de la PYME en el mismo periodo de tiempo ¿Qué se puede hacer para evitar que se repitan los problemas previamente resueltos? Por medio del análisis predictivo, es posible prever posibles problemas de envío, y mantenerse al día respecto a noticias del transportista, la logística y la cadena de suministro. Prepararse para lo inesperado significa ser proactivo con los planes de contingencia de envío para cubrir todas las posibilidades.
Comunicación
Tema vital en toda interacción humana, más importante aún, si por medio existe una transacción y prestación de servicios. Si aún no lo ha hecho, comience a comunicarse con sus transportistas, proveedores y clientes hoy mismo. Una comunicación coherente ayuda a todos a gestionar las expectativas de envíos estacionales.
Abastecimiento
Durante la época de vacaciones, es especialmente mal momento para quedarse sin stock de suministros esenciales de embalaje y envíos, ya que existe menos disponibilidad de proveedores trabajando en el momento preciso en el que se requiere reabastecer los insumos de empaque. Abastecerse ahora y contar con un stock cómodo puede ser lo que asegure la continuidad de las entregas.
Data, data, data
La utilización de data para generar análisis y reportes en tiempo real permiten mantener a la empresa informada acerca del inventario actual y opciones de envío disponibles. Comprobar y comprobar los datos disponibles permite una gestión proactiva y flexible del inventario, además de la estrategia de envíos.
Establecer plazos y fechas límite
Tener claridad respecto a plazos de los pedidos y las fechas límite de entrega es crucial si lo que se busca es respetar los tiempos de entrega. La utilización de canales de comunicación sirven para recordarle a las partes interesadas, como clientes, transportistas y empleados, acerca de cualquier cambio pertinente que pueda influir en el resultado del delivery.
Comprobar herramientas tecnológicas
¿Su PYME cuenta con acceso seguro y confiable a herramientas y soluciones tecnológicas con el fin de gestionar una estrategia eficiente de envíos de alta demanda? Implementar una plataforma de gestión del transporte personalizada y basada en la nube, permite que tanto los clientes, como los que gestionan las entregas, tengan mayor flexibilidad, visibilidad y control por medio de información en tiempo real acerca del estado y ubicación de la flota y productos a entregar. También, le ofrece mayor flexibilidad a los transportistas y se adapta a las necesidades de envíos de temporada de cada empresa en particular.
Implementar seguimiento
Es importante buscar soluciones de envío que ofrezcan seguimiento en tiempo real de cada producto, independientemente del transportista y por medio de un software accesible y fácil de usar. Estos, generalmente, permiten el envío de notificaciones automáticas de seguimiento, con el fin de reducir las consultas de los clientes acerca de sus pedidos, al tiempo que aumenta la transparencia y fiabilidad de los envíos.
Este es un punto particularmente importante durante la época de Navidad, ya que existe una mayor demanda dentro de un límite de tiempo acotado, el cual, si no es cumplido, puede traer consecuencias negativas para la empresa, puesto que tiene un impacto directo sobre el consumidor al no poder entregar un posible regalo de Navidad a un ser querido.
Evaluar la eficiencia
Una vez toda la planificación inicial esté preparada, y se haya preparado a la empresa para todos los escenarios de gestión de envíos posibles, es necesario evaluar el nivel de eficiencia del negocio.
Fuente: Envato
Verificación y visibilidad
Hablando de tasas adicionales, los errores de dirección de entrega son una potencial fuente de costes adicionales, los que pueden acumularse rápidamente durante la temporada de envíos de Navidad.
Contar con una plataforma de gestión de envíos o gestión del transporte ayuda a poder verificar las direcciones de entrega por medio de un Maestro de direcciones.
Empresas como Drivin cuentan con módulos especializados para la gestión de direcciones, especialmente para empresas B2C.
Si buscas saber más acerca de las funcionalidades que un sistema de gestión del transporte debería ofrecer, te invitamos a leer este artículo.
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Picos de demanda
Tener una estrategia donde solamente se contempla a un transportista limita la capacidad de envíos estacionales. Por esto, contar con una estrategia de varios transportistas o una modesta flota, crea más opciones de envío para los clientes, mientras que ofrece un mayor control sobre los costes para la empresa.
Recargos y tasas adicionales
Saber y tener claro los recargos por picos de demanda y otras tasas adicionales relevantes en el presupuesto y estrategia de gestión de envíos es vital para el control de costes de la empresa, al evitar pérdidas de dinero por falta de preparación y conocimiento.
Datos y análisis en tiempo real
Cuando las circunstancias de los envíos cambian, los datos en tiempo real y los análisis avanzados permiten mantener a la empresa informada sobre lo que está ocurriendo en el momento, además de ayudar a predecir lo que probablemente ocurrirá después.
Además, contar con data permite contar con un registro histórico de toda la operación logística, lo cual permite contar con mejores proyecciones a futuro, aumentando el éxito operacional de la empresa.
Gestión de devoluciones
Considerando que aproximadamente un 17,8% de los productos comprados durante los meses de noviembre y diciembre son devueltos, las empresas tienen que comenzar a incluir estrategias de devoluciones dentro del precio a cobrar.
Fuente: Envato
Implementar una estrategia proactiva de devoluciones, o logística inversa, ayuda a simplificar los procesos de devolución y cambio de regalos, algo que se ha vuelto normal en el mundo pospandémico, especialmente cuando se trata de tiendas online e e-commerce.
¡A enviar!
Contar con estrategias de envíos ajustadas, modificadas y/ ampliadas, permite lograr una mayor eficiencia logística y llevar el juego logístico estacional al siguiente nivel, con soluciones integrales y robustas en la gestión de envíos, como:
Automatización
La automatización de los procesos logísticos permite tener mayor agilidad en los flujos de trabajo de envíos; con procesos automatizados de alta tecnología tanto para clientes como para los transportistas, permite el envío de notificaciones automáticas, seguimiento y entregas de calidad, análisis en tiempo real de costes de entrega, y mucho más.
Decisiones basadas en datos.
Contar con datos de costes, entregas, pedidos y eficiencia de los transportistas permite poder tomar decisiones basadas en la realidad más que en supuestos, lo cual ofrece una enorme ventaja competitiva, ya que es posible tomar mejores decisiones a lo largo del año.
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