O que é um sistema de gestão de transporte TMS?
O sistema de gestão de transporte (TMS) é um software de logística que utiliza a tecnologia e ferramentas como inteligência artificial (IA) para ajudar as empresas a roteirizarem, executarem e otimizarem o transporte de produtos comercializados por elas, desde o seu recebimento até sua distribuição.
Além disso, assegura que este processo atenda aos requisitos necessários e que a documentação apropriada esteja disponível em todo o trajeto pelo que a mercadoria passa.
O que significa a sigla TMS? Do inglês Transportation Management System, no Brasil, a sigla refere-se a uma solução em gerenciamento de transporte que fornece visibilidade das operações diárias de uma transportadora ou frota de uma empresa.
A ferramenta gerencia informações e documentação de regulamentos comerciais, além de garantir a entrega pontual de variados tipos de carga, otimizando todos os processos de envio.
Então, o que é um TMS na logística e o que entendemos por sistema de gestão de transporte? Um TMS pode ser definido como uma plataforma, software ou ferramenta digital que as empresas usam para gerenciar suas funções de logística e transporte.
Por isso, podemos dizer que um TMS eficiente facilita a vida dos gestores logísticos, proporcionando-lhes a visibilidade de suas operações diárias, bem como uma visão panorâmica do desempenho geral de sua rede.
Como funciona o sistema TMS e qual é a função de um TMS na logística?
Um sistema de gerenciamento de transporte centraliza e organiza os dados referentes a todas etapas de um frete, permitindo que as empresas:
- Planejem, façam a roteirização e prevejam as necessidades da rede de distribuição.
- Otimizem suas rotas.
- Gerenciem melhor as transportadoras ou sua frota própria.
- Realizem a execução e rastreamento dos envios de forma precisa.
- Automatizem processos.
- Organizem o pagamento e o faturamento de modo eficaz.
- Elaborem relatórios sobre os KPIs (Indicadores-Chave de Performance) da rede.
Qual é o principal objetivo de um TMS para uma empresa?
A importância dos sistemas de gerenciamento de transporte (TMS) é que eles desempenham um papel fundamental nas cadeias de suprimentos. Hoje, vivemos em um ambiente de negócios global dinâmico e em que estamos constantemente realizando transações.. Portanto, é importante ter um sistema que permita navegar com sucesso por processos complexos em termos de políticas e conformidade com os regulamentos comerciais.
É importante destacar que o uso de um software TMS afeta todas as partes do processo de uma empresa, desde o planejamento e aquisição, até a logística e gerenciamento do ciclo de um produto na cadeia logística.
Em última análise, a visibilidade ampla e profunda oferecida por um sistema de gerenciamento leva a um planejamento e execução de transporte mais eficientes, o que promove e resulta em maior satisfação do cliente.
Por sua vez, o uso adequado de uma ferramenta de gestão de transporte gera mais vendas, o que ajuda as empresas a crescerem e melhorarem sua lucratividade ao longo do tempo.
Quais são as características de um software TMS?
Um software de sistema de gerenciamento de transporte TMS possui uma série de recursos interessantes. Entre os principais estão:
Planejamento de volume dos carregamentos
Características de um TMS
Com um TMS é possível planejar a necessidade de recursos de transporte para atender os objetivos de entrega de todos os pedidos de venda de uma determinada empresa ou daqueles que fornecem a carga.
Vale lembrar que um planejamento inadequado pode levar à não disponibilidade de veículos ou motoristas para o frete e gerar pedidos não entregues, levando a atrasos, erros, vendas não concretizadas e, consequentemente, à insatisfação do cliente final.
Com um TMS com capacidade de planejamento inteligente é possível usar algoritmos complexos, conseguindo desenhar e otimizar rotas de forma a reduzir o número de veículos utilizados, equilibrando melhor a carga na frota atribuída.
Além disso, fica mais simples cumprir as restrições de operação, como tamanho dos veículos, tipos de portas de descarga, restrições de acesso geográfico, como centros de cidades, etc.
Com isso, os responsáveis pela gestão podem economizar recursos, obter redução de custos fixos e, sobretudo, transferir para a ferramenta todo aquele conhecimento tácito que, antes, estava somente alojado na mente dos motoristas mis experientes e agora pode ser acessado por qualquer pessoa.
Ao utilizar um TMS no planejamento de envios, também é simplificado tudo o que diz respeito à documentação, que deve ser validada antes que a operação comece a funcionar.
Ao atribuir um veículo e motorista a um trajeto, por exemplo, o sistema tem a capacidade de alertar sobre documentos vencidos, evitando a possível paralisação da viagem e a aplicação de multas durante o percurso.
Além disso, com o TMS mais avançado, os expedidores podem gerenciar tarifas, planejar rotas e fazer lances em viagens para transportadoras autorizadas para encontrar a melhor tarifa e serviço.
Cabe ressaltar que uma empresa, disposta a oferecer o nível de melhor serviço ao seu cliente, toma para si a responsabilidade de garantir uma boa administração desses processos, não importando se esteja atuando com uma frota própria ou terceirizada.
Liberação do veículo
Características de um TMS
Uma vez que esteja roteirizada a viagem, um TMS também auxilia no processo de despacho da carga que é realizado no centro de distribuição. Isso permite que sejam realizados processos de confirmação de carga em diferentes níveis de precisão, com direito a check-lists de verificação da unidade/carga/motorista para garantir que está tudo correto para um percurso tranquilo!
Também apoia na geração de manifestos de carga e oferece informações que um ERP (Enterprise Resource Planning) sistema de gestão integrado não possui necessariamente e que são de fundamental importância para a geração de guias de remessa e guias de referência de transportador exigidos pela lei.
Acompanhamento em tempo real
Características de um TMS
Um bom sistema de gestão de transporte oferece rastreabilidade e gestão da mercadoria e das viagens, desde o momento em que a mercadoria sai do centro de distribuição ou hub logístico até o seu destino final.
Para isso, coleta e consolida informações em tempo real, monitorando a movimentação de cada uma das unidades da frota, bem como o status de cumprimento de entregas de cada viagem.
Desta forma, um software TMS não só permite que os responsáveis obtenham atualizações sobre um veículo momento a momento, como também que possam acompanhar e medir o desempenho da transportadora e dos colaboradores durante todo este trajeto.
A visibilidade dos veículos tem como vantagem se poder realizar avaliações mais rápidas das situações que possam fugir do script, permitindo aos gestores a realização de correções, em tempo viável. Dessa forma, o transporte é feito até o seu destino de acordo com o plano, superando de forma mais eficiente qualquer contratempo.
Sem contar que com um software TMS avançado, é possível encontrar recursos para configurar eventos personalizados. Isso permite que o motorista utilize botões personalizados para relatar rapidamente situações na rota que possam complicar o cumprimento do plano ou mesmo a sua segurança.
Por exemplo, bloqueios de estradas, greves, atividades suspeitas. Esses botões também podem sinalizar eventos controlados como a hora do almoço, a chegada ao destino, o início de descarga, entre outros acordados entre as partes.
Além de gerar maior visibilidade para o gestor de transporte, um software TMS também oferece esse mesmo recurso para o provedor da mercadoria.
Para isso, há telas interativas, nas quais é possível consultar e visualizar o andamento dos pedidos, o status em que elas se encontram, bem como baixar o comprovante de entrega e a foto tirada pelo motorista, exigida por algumas empresas.
Esse acesso ao sistema pode ser feito de forma mais fácil e direta através de um widget (atalho) para a página web: basta introduzir o número da encomenda para acessá-la, bem como para inserir e conferir toda a informação sobre os dados de entrega!
Também é possível dar visibilidade desses pedidos aos próprios clientes finais, que são os destinatários de um determinado produto. Eles podem receber notificações desde o agendamento da entrega, até quando o produto estiver pronto para sair.
É possível acompanhar esse percurso desde o momento em que um determinado pedido vai para a rota até uma margem de cerca de 20 a 30 minutos para chegar ao seu destino.
Com as mudanças trazidas pela pandemia de coronavírus, as empresas passaram a serem cada vez mais exigidas pelo cliente sobre a rapidez e eficácia com que compartilham o o status da sua entrega. Essa mudança tornou todo o processo mais ágil para atender um aumento considerável na demanda.
Além disso, muitas pessoas trabalham remotamente e precisam ser alertadas com precisão para organizar suas reuniões durante o trabalho remoto e estarem disponíveis para receberem sem contratempos sua esperada entrega.
Pagamento
Características de um TMS
Um TMS permite que as empresas façam de modo automático uma auditoria da fatura, bem como o pagamento organizado de cada transportadora contratada.
Quando se trata de finanças, um TMS simplifica e agiliza o processo de pagamento para remetentes e transportadores, fornecendo acesso a auditorias de frete, faturas, pagamentos e análise de desempenho de custos.
Relatórios
Características de um TMS
Os sistemas de gerenciamento de transporte geram relatórios detalhados sobre as redes e instalações das operadoras e oferecem informações de desempenho para ajudar a planejar e otimizar as rotas seguintes.
Com os dados fornecidos pelos relatórios do TMS, os gestores de supply chain podem desenvolver estratégias de melhoria contínua para reduzir o desperdício, melhorar os níveis de serviço (ou seja, coleta e entrega no prazo) e analisar a economia geral \com aquilo que mais se costuma gastar, identificando excessos e oportunidades de melhorias.
Quais tipos de empresas trabalham com um TMS?
Em linhas gerais, todas as empresas relacionadas à cadeia de suprimentos utilizam alguma forma de sistema de gerenciamento de transporte. Se uma empresa precisar enviar, movimentar ou receber mercadorias, essa é uma ótima solução. Confira algumas delas:
- Fabricantes
- Concessionárias
- Empresas atacadistas e varejistas
- Empresas de comércio eletrônico.
- Empresas que prestam serviços logísticos
Hoje, respondendo à pergunta "quem usa um software do tipo TMS?", pode-se dizer que se uma empresa tem algo a ver com qualquer aspecto da cadeia de suprimentos, ela pode usar um TMS.
As organizações ligadas ao e-commerce, empresas de distribuição, carregadores, transportadores e qualquer outra instituição que envie regularmente produtos e mercadorias podem utilizar o TMS como uma ótima ferramenta e também como um valor agregado.
Por esse motivo, um sistema TMS, em última análise, beneficiará todos os envolvidos nas áreas de planejamento e tomada de decisão, execução de transporte, rastreamento de transporte e relatórios com indicadores para o negócio.
Quais são os benefícios de uma plataforma TMS?
Conheça os benefícios de usar um software TMS em sua organização.
Melhorar capacidades tecnológicas
Benefícios de utilizar um TMS
Com um sistema de gerenciamento de transporte TMS, você terá a tecnologia necessária para tomar decisões de otimização de rotas com base em cotações, tempo de trânsito e informações sobre as transportadoras.
Gerenciar rotas de forma centralizada dentro da cadeia de suprimentos eliminará o estresse e o tempo desperdiçado em algumas etapas do processo.
Simplificar processos
Benefícios de utilizar um TMS
Um TMS simplifica o processo de seleção da transportadora para o seu negócio, permitindo avaliar a qualidade e o tempo de entrega dos produtos. Você também pode realizar comparações entre as transportadoras da sua rede.
Assim, ao realizar todo esse processo no software de gerenciamento de transporte e distribuição (TMS), você pode revisar remessas anteriores para conectar rapidamente cargas semelhantes às transportadoras que mais se adequem àquele tipo de demanda.
Rastreamento
Benefícios de utilizar um TMS
Com um sistema TMS, você pode rastrear a carga que está a caminho do consumidor e receber alertas sobre quaisquer problemas de trânsito ou atrasos imprevistos de um local.
Como sabemos, é impossível controlar o erro humano, no entanto, um sistema de gerenciamento de transporte permitirá que você veja quando ocorrem atrasos e por quê.
Criar relatórios completos
Benefícios de utilizar um TMS
Sistemas robustos de gerenciamento de transporte (TMS) fornecem dados e indicadores detalhados para relatórios abrangentes.
Um exemplo de como funciona a gestão de transportes (TMS) na criação de relatórios: Digamos que você precise monitorar o processo de remessa para 20 locais e cada local faz cinco remessas por semana. Isso significa que há 100 faturas de envios para serem criadas e outras para serem avaliadas a cada semana.
Com um TMS, todas as informações serão armazenadas em um único local e relatórios personalizados podem ser criados para analisar custos e faturas finais.
Qual é a diferença entre um TMS SaaS (em nuvem) e um TMS local?
Quando um TMS é executado na nuvem, ele é conhecido como um software com serviço (SaaS) ou uma solução baseada em nuvem. Esse tipo de hospedagem traz enormes vantagens em relação a outros tipos de TMS.
Um TMS local, por exemplo, é carregado em servidores que estão em uma determinada localização. Embora haja alguns benefícios, esse tipo de solução também apresenta alguns desafios.
Nesses casos, muitas vezes quando acontece algum problema, problema, a empresa contratante precisaria da presença física de um técnico para atualizar o software, solucionar problemas de sua rede interna ou verificar a conexão do servidor.
Por outro lado, os serviços baseados em nuvem, como um TMS SaaS, são atualizados automaticamente na maioria dos casos e podem ser acessados de qualquer lugar que tenha conexão à internet.
Motoristas, corretores, gerentes e transportadoras podem acessar a plataforma em qualquer lugar, permitindo colaboração, comunicação constante e eficiência. E, na maioria dos casos, um TMS em nuvem é uma opção melhor e mais dinâmica do que as opções locais.
Por fim, um sistema de gerenciamento de transporte em nuvem oferece benefícios como melhores economias de escala, menor custo total de propriedade, sem taxas de atualização e um retorno do investimento (ROI) mais rápido.
Por esse motivo, para a TI, um TMS SaaS oferece benefícios adicionais, como implantação mais rápida, menos horas de treinamento e instalação, atualizações automáticas e mais segurança.
Essas facilidades, tornam o serviço técnico muito mais simples e a operação, consequentemente, mais eficiente e lucrativa.
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