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O que é um TMS? Guia completo sobre que é um sistema de gestão de transporte

 

O que é um sistema de gestão de transporte TMS?

O sistema de gest√£o de transporte (TMS) √© um software de log√≠stica que utiliza a tecnologia e ferramentas como intelig√™ncia artificial (IA) para ajudar as empresas a roteirizarem, executarem e otimizarem o transporte de produtos comercializados por elas, desde o seu recebimento at√© sua distribui√ß√£o. 

Al√©m disso, assegura que este processo atenda aos requisitos necess√°rios e que a documenta√ß√£o apropriada esteja dispon√≠vel em todo o trajeto pelo que a mercadoria passa. 

O que significa a sigla TMS?  Do ingl√™s Transportation Management System, no Brasil, a sigla refere-se a uma solu√ß√£o em gerenciamento de transporte que fornece visibilidade das opera√ß√Ķes di√°rias de uma transportadora ou frota de uma empresa.

A ferramenta gerencia informa√ß√Ķes e documenta√ß√£o de regulamentos comerciais, al√©m de garantir a entrega pontual de variados tipos de carga, otimizando todos os processos de envio. 

Ent√£o, o que √© um TMS na log√≠stica e o que entendemos por sistema de gest√£o de transporte? Um TMS pode ser definido como uma plataforma, software ou ferramenta digital que as empresas usam para gerenciar suas fun√ß√Ķes de log√≠stica e transporte.

Por isso, podemos dizer que um TMS eficiente facilita a vida dos gestores log√≠sticos, proporcionando-lhes a visibilidade de suas opera√ß√Ķes di√°rias, bem como uma vis√£o panor√Ęmica do desempenho geral de sua rede.

 

Um sistema de gerenciamento de transporte centraliza e organiza os dados referentes a todas etapas de um frete, permitindo que as empresas:

  • Planejem, fa√ßam a roteiriza√ß√£o e prevejam as necessidades da rede de distribui√ß√£o.
  • Otimizem suas rotas.
  • Gerenciem melhor as transportadoras ou sua frota pr√≥pria.
  • Realizem a execu√ß√£o e rastreamento dos envios de forma precisa. 
  • Automatizem processos.
  • Organizem o pagamento e o faturamento de modo eficaz. 
  • Elaborem relat√≥rios sobre os KPIs (Indicadores-Chave de Performance) da rede.

Qual é o principal objetivo de um TMS para uma empresa?

A import√Ęncia dos sistemas de gerenciamento de transporte (TMS) √© que eles desempenham um papel fundamental nas cadeias de suprimentos. Hoje, vivemos em um ambiente de neg√≥cios global din√Ęmico e em que estamos constantemente realizando transa√ß√Ķes.. Portanto, √© importante ter um sistema que permita navegar com sucesso por processos complexos em termos de pol√≠ticas e conformidade com os regulamentos comerciais.

√Č importante destacar que o uso de um software TMS afeta todas as partes do processo de uma empresa, desde o planejamento e aquisi√ß√£o, at√© a log√≠stica e gerenciamento do ciclo de um produto na cadeia log√≠stica. 

Em √ļltima an√°lise, a visibilidade ampla e profunda oferecida por um sistema de gerenciamento leva a um planejamento e execu√ß√£o de transporte mais eficientes, o que promove e resulta em maior satisfa√ß√£o do cliente. 

Por  sua vez, o uso adequado de uma ferramenta de gest√£o de transporte gera mais vendas, o que ajuda as empresas a crescerem e melhorarem sua lucratividade ao longo do tempo.

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Quais são as características de um software TMS?

‚Äč‚ÄčUm software de sistema de gerenciamento de transporte TMS possui uma s√©rie de recursos interessantes. Entre os principais est√£o:

Planejamento de volume dos carregamentos

Características de um TMS

Com um TMS é possível planejar a necessidade de recursos de transporte para atender os objetivos de entrega de todos os pedidos de venda de uma determinada empresa ou daqueles que fornecem a carga.

Vale lembrar que um planejamento inadequado pode levar √† n√£o disponibilidade de ve√≠culos ou motoristas para o frete e gerar pedidos n√£o entregues, levando a atrasos, erros, vendas n√£o concretizadas e, consequentemente, √† insatisfa√ß√£o do cliente final. 

Com um TMS com capacidade de planejamento inteligente √© poss√≠vel usar algoritmos complexos, conseguindo desenhar e otimizar rotas de forma a reduzir o n√ļmero de ve√≠culos utilizados, equilibrando melhor a carga na frota atribu√≠da.

Al√©m disso, fica mais simples cumprir as restri√ß√Ķes de opera√ß√£o, como tamanho dos ve√≠culos, tipos de portas de descarga, restri√ß√Ķes de acesso geogr√°fico, como centros de cidades, etc.

Com isso, os respons√°veis ‚Äč‚Äčpela gest√£o podem economizar recursos, obter redu√ß√£o de custos fixos e, sobretudo, transferir para a ferramenta todo aquele conhecimento t√°cito que, antes, estava somente alojado na mente dos motoristas mis experientes e agora pode ser acessado por qualquer pessoa.

Ao utilizar um TMS no planejamento de envios, tamb√©m √© simplificado tudo o que diz respeito √† documenta√ß√£o, que deve ser validada  antes que a opera√ß√£o comece a funcionar.

Ao atribuir um veículo e motorista a um trajeto, por exemplo, o sistema tem a capacidade de alertar sobre documentos vencidos, evitando a possível paralisação da viagem e a aplicação de multas durante o percurso.

Além disso, com o TMS mais avançado, os expedidores podem gerenciar tarifas, planejar rotas e fazer lances em viagens para transportadoras autorizadas para encontrar a melhor tarifa e serviço.

Cabe ressaltar que uma empresa, disposta a oferecer o n√≠vel de melhor servi√ßo ao seu cliente, toma para si a responsabilidade de garantir uma boa administra√ß√£o desses processos, n√£o importando se esteja atuando com uma frota pr√≥pria ou terceirizada. 

Liberação do veículo

Características de um TMS

Uma vez que esteja roteirizada a viagem, um TMS também auxilia no processo de despacho da carga que é realizado no centro de distribuição. Isso permite que sejam realizados processos de confirmação de carga em diferentes níveis de precisão, com direito a check-lists de verificação da unidade/carga/motorista para garantir que está tudo correto para um percurso tranquilo!

Tamb√©m apoia na gera√ß√£o de manifestos de carga e oferece informa√ß√Ķes que um ERP (Enterprise Resource Planning) sistema de gest√£o integrado n√£o possui necessariamente e que s√£o de fundamental import√Ęncia para a gera√ß√£o de guias de remessa e guias de refer√™ncia de transportador exigidos pela lei.

Acompanhamento em tempo real

Características de um TMS

Um bom sistema de gestão de transporte oferece rastreabilidade e gestão da mercadoria e das viagens, desde o momento em que a mercadoria sai do centro de distribuição ou hub logístico até o seu destino final.

Para isso, coleta e consolida informa√ß√Ķes em tempo real, monitorando a movimenta√ß√£o de cada uma das unidades da  frota, bem como o status de cumprimento de entregas de cada viagem.

Desta forma, um software TMS n√£o s√≥ permite que os respons√°veis ‚Äč‚Äčobtenham atualiza√ß√Ķes sobre um ve√≠culo momento a momento, como tamb√©m que possam acompanhar e medir o desempenho da transportadora e dos colaboradores durante todo este trajeto.

A visibilidade dos ve√≠culos tem como vantagem se poder realizar avalia√ß√Ķes mais r√°pidas das situa√ß√Ķes que possam fugir do script, permitindo aos gestores a realiza√ß√£o de corre√ß√Ķes, em tempo vi√°vel. Dessa forma, o transporte √© feito at√© o seu destino de acordo com o plano, superando de forma mais eficiente qualquer contratempo. 

Sem contar que com um software TMS avan√ßado, √© poss√≠vel encontrar recursos para configurar eventos personalizados. Isso permite que o motorista utilize bot√Ķes personalizados para relatar rapidamente situa√ß√Ķes na rota que possam complicar o cumprimento do plano ou mesmo a sua seguran√ßa.

Por exemplo, bloqueios de estradas, greves, atividades suspeitas. Esses bot√Ķes tamb√©m podem sinalizar eventos controlados como a hora do almo√ßo, a chegada ao destino, o in√≠cio de descarga, entre outros acordados entre as partes.

Além de gerar maior visibilidade para o gestor de transporte, um software TMS também oferece esse mesmo recurso para o provedor da mercadoria.

Para isso, há telas interativas, nas quais é possível consultar e visualizar o andamento dos pedidos, o status em que elas se encontram, bem como baixar o comprovante de entrega e a foto tirada pelo motorista, exigida por algumas empresas.

Esse acesso ao sistema pode ser feito de forma mais f√°cil e direta atrav√©s de um widget (atalho) para a  p√°gina web: basta introduzir o n√ļmero da encomenda para acess√°-la, bem como para inserir e conferir toda a informa√ß√£o sobre os dados de entrega! 

Tamb√©m √© poss√≠vel dar visibilidade desses pedidos aos pr√≥prios clientes finais, que s√£o os destinat√°rios de um determinado produto. Eles podem receber notifica√ß√Ķes desde o agendamento da entrega, at√© quando o produto estiver pronto para sair. 

√Č poss√≠vel acompanhar esse percurso desde o momento em que um determinado pedido vai para a rota at√© uma margem de cerca de 20 a 30 minutos para chegar ao seu destino.

Com as mudanças trazidas pela pandemia de coronavírus, as empresas passaram a serem cada vez mais exigidas pelo cliente sobre a rapidez e eficácia com que compartilham o o status da sua entrega. Essa mudança tornou todo o processo mais ágil para atender um aumento considerável na demanda.

Al√©m disso, muitas pessoas trabalham remotamente e precisam ser alertadas com precis√£o para organizar suas reuni√Ķes durante o trabalho remoto e estarem dispon√≠veis para receberem sem contratempos sua esperada entrega.

Pagamento

Caracter√≠sticas de um TMS 

Um TMS permite que as empresas façam de modo automático uma auditoria da fatura, bem como o pagamento organizado de cada transportadora contratada.

Quando se trata de finanças, um TMS simplifica e agiliza o processo de pagamento para remetentes e transportadores, fornecendo acesso a auditorias de frete, faturas, pagamentos e análise de desempenho de custos.

Relatórios

Características de um TMS

Os sistemas de gerenciamento de transporte geram relat√≥rios detalhados sobre as redes e instala√ß√Ķes das operadoras e oferecem informa√ß√Ķes de desempenho para ajudar a planejar e otimizar as rotas seguintes.

Com os dados fornecidos pelos relatórios do TMS, os gestores de supply chain podem desenvolver estratégias de melhoria contínua para reduzir o desperdício, melhorar os níveis de serviço (ou seja, coleta e entrega no prazo) e analisar a economia geral \com aquilo que mais se costuma gastar, identificando excessos e oportunidades de melhorias.

Quais tipos de empresas trabalham com um TMS?

Em linhas gerais, todas as empresas relacionadas √† cadeia de suprimentos utilizam alguma forma de sistema de gerenciamento de transporte. Se uma empresa precisar enviar, movimentar ou receber mercadorias, essa √© uma √≥tima solu√ß√£o. Confira algumas delas: 

  • Fabricantes
  • Concession√°rias
  • Empresas atacadistas e varejistas
  • Empresas de com√©rcio eletr√īnico.
  • Empresas que prestam servi√ßos log√≠sticos

Hoje, respondendo à pergunta "quem usa um software do tipo TMS?", pode-se dizer que se uma empresa tem algo a ver com qualquer aspecto da cadeia de suprimentos, ela pode usar um TMS.

As organiza√ß√Ķes ligadas ao e-commerce, empresas de distribui√ß√£o, carregadores, transportadores e qualquer outra institui√ß√£o que envie regularmente produtos e mercadorias podem utilizar o TMS como uma √≥tima ferramenta e tamb√©m como um valor agregado.

Por esse motivo, um sistema TMS, em √ļltima an√°lise, beneficiar√° todos os envolvidos nas √°reas de planejamento e tomada de decis√£o, execu√ß√£o de transporte, rastreamento de transporte e relat√≥rios com indicadores para o neg√≥cio.

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Quais são os benefícios de uma plataforma TMS?

 Conhe√ßa os benef√≠cios de usar um software TMS em sua organiza√ß√£o.

Melhorar capacidades tecnológicas

Benefícios de utilizar um TMS

 Com um sistema de gerenciamento de transporte TMS, voc√™ ter√° a tecnologia necess√°ria para tomar decis√Ķes de otimiza√ß√£o de rotas com base em cota√ß√Ķes, tempo de tr√Ęnsito e informa√ß√Ķes sobre as transportadoras.

Gerenciar rotas de forma centralizada dentro da cadeia de suprimentos eliminará o estresse e o tempo desperdiçado em algumas etapas do processo.

Simplificar processos

Benefícios de utilizar um TMS

Um TMS simplifica o processo de sele√ß√£o da transportadora para o seu neg√≥cio, permitindo avaliar a qualidade e o tempo de entrega dos produtos. Voc√™ tamb√©m pode realizar compara√ß√Ķes entre as transportadoras da sua rede. 

Assim, ao realizar todo esse processo no software de gerenciamento de transporte e distribuição (TMS), você pode revisar remessas anteriores para conectar rapidamente cargas semelhantes às transportadoras que mais se adequem àquele tipo de demanda.

Rastreamento

Benefícios de utilizar um TMS

Com um sistema TMS, voc√™ pode rastrear a carga que est√° a caminho do consumidor e receber alertas sobre quaisquer problemas de tr√Ęnsito ou atrasos imprevistos de um local.

Como sabemos, é impossível controlar o erro humano, no entanto, um sistema de gerenciamento de transporte permitirá que você veja quando ocorrem atrasos e por quê.

Criar relatórios completos

Benefícios de utilizar um TMS

Sistemas robustos de gerenciamento de transporte (TMS) fornecem dados e indicadores detalhados para relatórios abrangentes.

Um exemplo de como funciona a gest√£o de transportes (TMS) na cria√ß√£o de relat√≥rios: Digamos que voc√™ precise monitorar o processo de remessa para 20 locais e cada local faz cinco remessas por semana. Isso significa que h√° 100 faturas de envios para serem criadas e outras para serem avaliadas a cada semana. 

Com um TMS, todas as informa√ß√Ķes ser√£o armazenadas em um √ļnico local e relat√≥rios personalizados podem ser criados para analisar custos e faturas finais.

Qual é a diferença entre um TMS SaaS (em nuvem) e um TMS local?

Quando um TMS √© executado na nuvem, ele √© conhecido como um software com servi√ßo (SaaS) ou uma solu√ß√£o baseada em nuvem. Esse tipo de hospedagem traz enormes vantagens em rela√ß√£o a outros tipos de TMS. 

Um TMS local, por exemplo, é carregado em servidores que estão em uma determinada localização. Embora haja alguns benefícios, esse tipo de solução também apresenta alguns desafios.

Nesses casos, muitas vezes quando acontece algum problema, problema, a empresa contratante precisaria da presen√ßa f√≠sica de um t√©cnico para atualizar o software, solucionar problemas de sua rede interna ou verificar a conex√£o do servidor. 

 Por outro lado, os servi√ßos baseados em nuvem, como um TMS SaaS, s√£o atualizados automaticamente na maioria dos casos e podem ser acessados ‚Äč‚Äčde qualquer lugar que tenha conex√£o √† internet. 

Motoristas, corretores, gerentes e transportadoras podem acessar a plataforma em qualquer lugar, permitindo colabora√ß√£o, comunica√ß√£o constante e efici√™ncia. E, na maioria dos casos, um TMS em nuvem √© uma op√ß√£o melhor e mais din√Ęmica do que as op√ß√Ķes locais.

Por fim, um sistema de gerenciamento de transporte em nuvem oferece benef√≠cios como melhores economias de escala, menor custo total de propriedade, sem taxas de atualiza√ß√£o e um retorno do investimento (ROI) mais r√°pido. 

Por esse motivo, para a TI, um TMS SaaS oferece benef√≠cios adicionais, como implanta√ß√£o mais r√°pida, menos horas de treinamento e instala√ß√£o, atualiza√ß√Ķes autom√°ticas e mais seguran√ßa.

Essas facilidades, tornam o servi√ßo t√©cnico muito mais simples e a opera√ß√£o, consequentemente, mais eficiente e lucrativa.