Entregas a Tiempo: Consejos para la Excelencia

¿Cómo mejorar las entregas a tiempo y reducir los tiempos de entrega de tus productos o servicios?

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Mejorar las entregas a tiempo al cliente en la logística, es y será un factor clave para la diferenciación en el mercado y sin duda debe ser uno de los objetivos más claros, dentro del proceso de planificación.

Por eso, compartiremos algunos consejos sobre cómo lograr una entrega a tiempo y cómo evitar las causas de retrasos en los tiempos de entrega. De ello dependerá una parte muy importante de la satisfacción de tus clientes, así como de los parámetros de lealtad y repetición que logres con ellos. Finalmente la excelencia logística será el reflejo fiel de toda tu empresa o negocio.

Importancia de las entregas a tiempo

Las entregas a tiempo es una de las formas más importantes en que los clientes evalúan la experiencia de entrega y, por lo tanto, un factor crítico en la retención de los clientes. Los indicadores de entrega a tiempo bajos conducen a quejas de los clientes, llamadas al servicio de atención al cliente y costos posteriores para el negocio, así como a clientes insatisfechos que optarán por no volver a comprar.

En definitiva, la competencia es feroz, y los clientes tienen altas expectativas el día de hoy. No les importan los problemas de la cadena de suministro, ni las excusas por no entregar a tiempo, o cualquier razón que pueda retrasar el pedido, ya sea por los proveedores, el repartidor, problemas de stock, etc. Quieren que sus pedidos se entreguen a tiempo en la fecha de entrega, dentro de la ventana de tiempo correcta.

Además, los números no mienten. Según una encuesta de Grey Orange, el 45% de los consumidores de hoy, esperan un envío de dos días o menos cuando realizan un pedido online. En la era digital actual, las quejas de los clientes pueden convertirse rápidamente en críticas negativas online.

El resultado final: el servicio de entrega a tiempo es un factor clave para mantener altas tasas de retención de clientes y mantener a los clientes satisfechos.

Consejos para mejorar las entregas a tiempo

• Asegúrate de tener toda la información al tomar los pedidos: No importa el tamaño de tu empresa, si quieres lograr reducir el tiempo de entrega de tus productos o servicios, es esencial prestar especial atención en 2 puntos:
   
  • Nivel de asertividad en la recepción de pedidos: Ya sea a través de una app, compra directa, registro manual, página de internet, redes sociales, etc., es muy importante que el pedido sea capturado a la perfección, con todos los detalles del producto o servicio, e igual de importante, con todos los datos del cliente: nombre, dirección completa, teléfono y cualquier referencia que te asegure la llegada sin problema.
  • Excelente atención al cliente durante y después del pedido: Esto te asegurará el poder resolver cualquier contratiempo, e incluso, la posibilidad de obtener retroalimentación para fortalecer tus puntos débiles.

Todo esto hará que tus clientes se sientan atendidos y considerados todo el tiempo, aumentando tus probabilidades de reducir el tiempo de entrega, e incluso, de tener un mayor nivel de tolerancia si te sucede algún problema.

• Elige el vehículo correcto: Para poder reducir el tiempo de entrega, es necesario que comiences seleccionando el vehículo más adecuado para las necesidades de tu negocio. Independiente si vas a adquirir un vehículo o serán subcontratados, debes tomar en cuenta los siguientes puntos:
   
  • Productos o servicios que ofreces.
  • Promedio del tamaño, peso y frecuencia de tus envíos.
  • Cantidad de viajes por día.
  • Promedio de distancias a recorrer.
  • Capacidad adecuada o deseada de uso de combustible y mantenimientos.

Lo anterior, te dará los datos esenciales sobre el tipo de vehículo que necesitas. Por ejemplo, una Fiorino, sería ideal para una empresa que se mueve en distancias cortas y medianas y que soporta cargas moderadas.

• Planifica tus entregas y tus rutas: Ahora que ya pasaste por los 2 puntos iniciales, es hora de centrar tu atención en la creación de una planificación diaria de tus entregas.
  

Sabemos que cada empresa tiene diferentes realidades, pues algunas tendrán pedidos eventuales o repentinos (same day delivery), mientras que otras podrían llevar más fácilmente un registro de lo que saldrá, incluso con semanas de anticipación.

Sin embargo, y sea cual sea tu caso, tú puedes realizar una planificación de salidas, basándote en los siguientes puntos:

• • Prioridad del pedido (por ejemplo, urgencias, precios especiales pagados para agilizar entregas, o clientes VIP).
  • Distancias de tu punto de salida.
  • Distancia entre clientes.

Lo anterior te ayudará a priorizar y ordenar tus salidas, vehículos y conductores disponibles. Al mismo tiempo tendrás que diseñar tus rutas más frecuentes mediante la optimización de rutas.  Incluso, si tu radio de entregas es muy amplio y variado, puedes diseñar rutas para salir fácilmente de la zona donde estás establecido.

Finalmente, trata de asignarles tiempos promedios, ya que, aunque en muchas ciudades este parámetro puede ser muy incierto gracias al tráfico, esto es necesario para que puedas organizarte. 

Por último, tampoco olvides agregar los tiempos de carga y descarga, así como de los retornos de los vehículos, pues el proceso logístico incluye todos estos pasos.

• Crea una adecuada gestión de tus vehículos y entregas: Además de todos los puntos anteriores, para que logres tu objetivo de reducir el tiempo de entrega, tendrás que realizar un proceso de gestión y administración de tus vehículos y entregas

En la planificación de rutas, céntrate en que tú o tus conductores regresen al punto de partida el menor número de veces posible, y con la menor cantidad de devoluciones, optimizando el mayor número de entregas.

Es recomendable que se utilicen bitácoras de viajes diarios para que así lleves un registro de productividad, gastos, y de entregas. Para que puedas administrarlos y generar reportes diarios.

• Prioriza la comunicación clara: Puedes programar una entrega a tiempo de manera efectiva seleccionando la prioridad del pedido. De esta manera, puedes priorizar clientes particulares y dejar de trabajar en un día determinado, dependiendo de la importancia.

Al especificar prioridades dentro de las entregas a tiempo, proporciona al algoritmo una dirección para optimizar la ruta. Los pedidos de baja prioridad o posteriores pueden posponerse para más adelante si los recursos son limitados.

Los administradores de flotas pueden medir el éxito con el que su organización puede adaptarse a las necesidades cambiantes de los consumidores mediante el seguimiento regular del rendimiento de las entregas a tiempo.

Por un lado, los gerentes internos y las partes interesadas, deben saber qué está sucediendo con el proceso de entrega a tiempo actual. Por otro lado, los clientes quieren saber dónde están sus pedidos en cada paso del camino.

• Tiempo de entrega incorporado: Puede ser un desafío agregar suficiente tiempo de entrega a los envíos, y los pedidos urgentes no siempre se pueden evitar. Sin embargo, hacerlo puede ayudarte significativamente cuando se trata de cumplir con los requisitos de entrega a tiempo minorista.

Cuando notifican a tu socio de logística con anticipación, puedes asegurar los transportistas más confiables, reducir costos y enviar pedidos con las entregas a tiempo necesarias. Lo inesperado sucede en el transporte. El envío con uno o dos días adicionales de relleno puede ser la diferencia entre una entrega exitosa y tardía.

Proporcionar entregas a tiempo, es especialmente crucial en el invierno o cuando se avecinan inclemencias meteorológicas. Tener unos días adicionales para el tránsito le dará a tu pedido la flexibilidad necesaria en caso de demora o si algo sale mal durante el tránsito.

• Automatiza todas las anteriores: La buena noticia es que nada de esto tiene que ser de forma manual. Actualmente, existe la tecnología y los sistemas que te ayudan en todo el proceso. 

Independiente del tamaño de tu empresa, las soluciones para automatizar la planificación y gestión de entregas con el objetivo de reducir los tiempos de entrega están al alcance de todos los bolsillos.

Nunca olvides que la velocidad de entrega, así como la capacidad de respuesta, son 2 de los elementos que los clientes valoran más en cualquier empresa o negocio, pues esto se traduce en no solamente estar vendiéndoles un producto o servicio, sino también en la preocupación por su comodidad y bienestar.

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