Entregas a tiempo: ¿cómo medir las entregas de tus pedidos?

La puntualidad en las entregas constituye un elemento fundamental en la gestión de la cadena de suministro, desempeñando un papel vital en el éxito o fracaso de las operaciones comerciales.

La entrega oportuna a los clientes no solo fortalece su lealtad, sino que incrementa significativamente la probabilidad de repetición de compras, afianzando así la relación cliente-empresa.

Por el contrario, la falta de puntualidad en las entregas puede resultar en la pérdida de clientes. Un estudio realizado por Hollingston, expertos en la cadena de suministro, revela que el 17% de los consumidores cesaría de comprar a un minorista tras una entrega retrasada, y más de la mitad lo abandonaría después de dos o tres incidencias similares.

Por tanto, para potenciar la retención de clientes y optimizar los ingresos, es crucial incorporar la puntualidad en las entregas como uno de los indicadores clave de rendimiento (KPIs) en la planificación logística.

En el siguiente artículo, profundizaremos en el concepto de entrega a tiempo en el contexto logístico, identificaremos los KPIs esenciales para garantizar la puntualidad y exploraremos su importancia estratégica en el fortalecimiento de la cadena de suministro.

¿Qué es el tiempo de entrega en logística?

En la industria logística, el manejo eficaz de las entregas a tiempo y la consecución de entregas puntuales exitosas son aspectos cruciales. Dentro del amplio espectro de métricas utilizadas en la cadena de suministro, aquellas que se enfocan en la puntualidad de las entregas emergen como indicadores clave para determinar el éxito o fracaso de un negocio.

¿Te has preguntado alguna vez sobre la importancia de las entregas a tiempo en el ámbito de la logística? Antes de adentrarnos en la evaluación de la gestión de estas entregas, es esencial comprender el significado del término "a tiempo".
En el mundo actual, donde el tiempo es un recurso valioso, la paciencia de los clientes para esperar la entrega de un producto es limitada. Reflexionemos sobre una experiencia personal: ¿Has enfrentado retrasos en la entrega de tus productos? Si es así, ¿cuál fue tu impresión inicial de la empresa?

En efecto, los retrasos en las entregas tienen un impacto directo en la percepción del cliente, generando insatisfacción y disminuyendo la lealtad hacia la marca. Considera, por ejemplo, un cliente que compra un comedor y recibe una fecha de entrega lejana con un amplio margen de tiempo para la espera. Esta situación es claramente desfavorable y afecta la experiencia del cliente.

Tomemos un caso ilustrativo presentado por Inbound Logistics. Según Tom Nightingale, ex vicepresidente de Genco, una empresa de logística que ahora es parte de FedEx, la percepción de lo que constituye una entrega "a tiempo" puede variar significativamente entre los clientes: Un cliente puede considerar un margen de tres horas como aceptable, mientras que otro podría esperar una entrega dentro de un plazo de 24 horas. Esta variabilidad en las expectativas lleva a que el mismo servicio sea evaluado de manera diferente por distintos clientes.

Entonces, ¿cuál es el mejor indicador de una entrega a tiempo? ¿Cómo calcular el tiempo adecuado para la entrega de un producto? Las entregas a tiempo deben alinearse con las expectativas de tiempo y calidad del cliente para ser consideradas exitosas.

La Universidad Estatal de Carolina del Norte señala que no solo las entregas tardías son críticas; las entregas demasiado tempranas también pueden ser problemáticas. Por ejemplo, un fabricante con espacio limitado en su bodega podría enfrentar dificultades si recibe materia prima antes de lo necesario, afectando la logística interna y los costos de transporte.

Por lo tanto, es esencial que las entregas a tiempo consideren no solo los plazos acordados con el cliente, sino también la manera y el momento adecuado de la entrega, junto con la calidad del producto entregado.

¿Qué son las métricas de entregas a tiempo?

Las métricas de las entregas a tiempo, son un reflejo de la calidad de todo el proceso productivo dentro de la cadena de logística.

“Entregar a tiempo y de manera completa es sinónimo de planificación y preparación. Cuando la planificación es incompleta, el resultado es un flujo de información inadecuada y pobre organización que creará costosos problemas, totalmente prevenibles”, explica la revista GCI.

Ahora bien, ¿cuáles son las mejores formas de medir las entregas a tiempo?

• Calcular el porcentaje de éxito de la entrega a tiempo.
• Cuántas entregas se han realizado cumpliendo la ventana horaria
• Cuántas entregas no se han realizado a tiempo
• Cuánto fue el promedio que se tomó desde el despacho hasta la entrega del producto.

Existen varios KPIs que tu empresa puede desarrollar y monitorear para observar la evolución y la calidad de tu cadena de suministro con respecto a las entregas a tiempo, y si esta cumple realmente con las expectativas de sus clientes.

El experto en gestión de logística y cadena de suministro, Gary Marion, detalla en un artículo en About Money, algunos KPIs básicos que los gerentes de logística deben desarrollar para tener una visión integral del desempeño de la logística de su compañía.

• ¿Cuántas unidades del producto fueron entregadas? ¿El 100% o solo el 80%?
• ¿A qué hora exacta fue hecha la entrega? ¿Se realizó dentro de los márgenes de tiempo especificados por el cliente?
• Si un cliente ha pedido varias líneas de un producto, o incluso de distintos productos. ¿Recibió exactamente lo que había pedido en términos de cantidad, tamaño, peso o color?

Y, a esta lista para medir una buena estrategia de entrega a tiempo, nos gustaría agregar otras métricas que consideramos relevantes:

• ¿El producto venía embalado apropiadamente?
• ¿El producto llegó con la temperatura correcta?
• ¿El producto llegó limpio?
• ¿El representante de la empresa de entregas fue amable y servicial?

Diferentes tipos de KPI para las entregas a tiempo

Ahora que ya sabes qué son las entregas a tiempo en logística y qué es el indicador de las entregas a tiempo, vamos a presentarte los diferentes tipos de KPI para que puedas medir las métricas de las entregas a tiempo.

1. KPI general de las entregas a tiempo

La métrica de tasa de entrega a tiempo general proporciona el porcentaje de entregas realizadas según las fechas de entrega prometidas.

2. KPI promedio de entrega a tiempo

Calcular esta métrica de entrega a tiempo, te dará una métrica promedio a largo plazo para tu tasa de entrega a tiempo. Ejemplo, supongamos que deseas calcular la tasa promedio de entrega a tiempo durante un año, luego debe agregar las métricas mensuales y dividirlas por el número total de meses considerados. 

3. KPI de tiempo de entrega

El KPI mide el tiempo que se tarda en entregar los paquetes a los clientes. Esta métrica te ayudará a comprender qué obstruye a los conductores entre los lugares de recogida y entrega.

4. KPI de preparación de pedidos

El KPI de preparación de pedidos para las entregas a tiempo, brinda una idea de la tasa de entregas que se envían a tiempo. Si desglosas la métrica para medirla en términos de tiempo de empaque, tiempo de etiquetado y tiempo de carga, eventualmente puedes mejorar el KPI general de preparación de pedidos.

5. KPI de tiempo hasta el destino

Esta métrica KPI de entrega a tiempo, mide el tiempo que tardan los conductores en encontrar el destino correcto para entregar el paquete y recoger la prueba de entrega. Esta métrica te ayudará a darte cuenta si los conductores necesitan más tiempo de interacción con los clientes y cómo afecta otras entregas en la ruta planificada.

6. KPI de tiempo para regresar al almacén

Esta métrica de entregas justo a tiempo, determina el tiempo que necesitan los conductores para completar las entregas y regresar a la base o al centro de distribución. Te ayudará a obtener información sobre la disponibilidad del conductor después de completar todas las entregas de la ruta inicial.

7. KPI de satisfacción del cliente

Esta métrica de entregas a tiempo al cliente te ayudará a garantizar que tus clientes estén satisfechos con sus técnicas de cumplimiento de pedidos. Las empresas deben recopilar datos de los clientes y responder a KPI deficientes para mejorar las operaciones de cumplimiento de pedidos.

8. KPI de rendimiento del conductor

La eficiencia de entrega a tiempo de una empresa, depende del desempeño de los repartidores y conductores. Debes recopilar la métrica de rendimiento del conductor para determinar la eficiencia de cada uno de los empleados.

De este modo, siempre puedes obtener un software de optimización de rutas para el tráfico real y las soluciones de ruta para garantizar entregas más rápidas a través de la distancia más corta posible. Puedes capacitar a tus colaboradores para que trabajen en consecuencia y mejores sus métricas de rendimiento.

¿Cómo mejorar las entregas a tiempo de un producto?

En conclusión, ¿cómo mejorar las entregas a tiempo de un producto? Para hacer una entrega a tiempo, es necesario que haya una planificación logística certera.

• Establece objetivos de entrega a tiempo. Utiliza cuadros de mando para medir y realizar un seguimiento del rendimiento y recompensar a los conductores que alcanzan los objetivos de forma constante.
• Escucha a tus conductores para descubrir las causas de los retrasos y los cuellos de botella. Pídeles recomendaciones sobre mejoras en la planificación de rutas para incorporar a tu estrategia para entregar pedidos a tiempo.
• Establece líneas de comunicación claras con tus proveedores, clientes y otras partes involucradas. Asegúrate de poder contactar rápidamente a cada parte en caso de emergencias o la necesidad de modificar los planes
• Aprovecha la tecnología para aumentar la eficiencia de tus flujos de trabajo de envío y entrega. Esto incluye la automatización y actualización de materiales. El software de gestión de rutas y el control de paquetes puede optimizar los procesos y eliminar los pasos que consumen mucho tiempo.

Drivin planifica las entregas a tiempo de acuerdo a los requerimientos que los clientes consideran relevantes, entregando un listado optimizado de las entregas por vehículos. De esta manera, puedes acortar las ventanas horarias de recepción para lograr una mayor satisfacción de tus clientes.

El seguimiento en línea del status de los pedidos, hoy es fundamental. Drivin tiene un módulo de prueba de entrega donde puedes revisar en línea el estatus de las entregas y saber si el pedido fue recibido o no por tus clientes. 

Además, podrás comparar si la planificación fue respetada por los conductores y saber información acerca de su jornada de trabajo: si estos arribaron a tiempo, cuánto tardaron en cada punto e incluso saber qué paradas no planificadas hicieron. Todo esto ayuda a hacer aún más eficiente la operación logística de tu empresa y mejorar el nivel de servicio.

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