Gestión del cambio, herramienta clave en el proceso de digitalización

Para entender la gestión del cambio dentro de las empresas, es necesario entender el contexto actual en el que distintos procesos han tomado relevancia, incluso superando los procesos típicos realizados por empresas en el pasado. 

Ante una constante y acelerada gestión del cambio en el comportamiento de los consumidores, muchas empresas ofrecían servicios que, hace no tantos años atrás, eran vistos como una ventaja competitiva o un servicio adicional, hoy deben ofrecer estos mismos como un deber o desafío mínimo a sus clientes. 

Empresas que antes se enfocaban en el servicio, hoy se deben enfocar en cómo gestionar toda su organización de manera más eficiente, al tiempo que utilizan menos recursos.

Llevando este concepto a una operación logística, antes, las empresas simplemente debían cumplir con entregar el producto; ahora, deben entregarlo más rápido, en mejores condiciones y agregando una propuesta de valor en el delivery a sus clientes.

Bajo este cambio de contexto y el avance de la tecnología, la digitalización se transforma en una necesidad para agilizar los procesos y mejorar la toma de decisiones. 

Es por esto que la utilización de SaaS (software as a service) que se integren a diferentes sistemas, están siendo el foco de muchas empresas.

Gestión del cambio: Cómo garantizar el éxito

Como ante cualquier cambio, este proceso de transición puede presentar problemas en relación con la adquisición de nuevas tecnologías. 

Por ejemplo, los equipos no siempre avanzan al mismo ritmo de lo requerido por la empresa, y, llevar a cabo estos cambios minimizando los daños y costos es un factor fundamental. Para una gestión exitosa debemos enfocarnos en 5 ámbitos.

Fase previa y evaluación de proyectos

Esta fase puede ser la gran diferenciadora en la ejecución de un plan de cambio, ya que restarle importancia a la base o lo ya existente puede ser un gran error.

Si bien podemos buscar un cambio, es clave entender la base de la que partiremos y diseñar todo conforme a ella.

Generar un levantamiento completo de lo que se está haciendo bien y lo que tiene posibilidades de mejora nos ayudará, en gran medida, a diseñar el cambio que queremos.

Una vez realizado el levantamiento, debemos recolectar los datos de lo que tiene posibilidades de mejora y desde ahí planificar nuestro cambio. 

Comunicación

Este puede ser quizás el factor más relevante, ya que por nuestra naturaleza, todo cambio genera incertidumbre y esto se puede manifestar de muchas maneras en los distintos equipos: Miedo a ser reemplazados, exceso de carga de trabajo o simplemente disconformidad con los cambios, pueden amenazar la correcta ejecución de un proceso.

Para resolver estos problemas, generar una comunicación clara y honesta sobre el alcance del cambio y las repercusiones que este traerá a nivel colectivo e individual, es necesario. Esto generará menos incertidumbre, y, por lo tanto, menor rechazo.

Planificación

Dentro de este punto, es esencial la claridad y definición del alcance. En línea con el resto de los puntos, la planificación debe ser clara y sencilla de comunicar.

Es muy importante definir los objetivos y las metas en distintos plazos con el fin de mantener la motivación y participación activa de todos los involucrados.

Otro punto clave dentro de la planificación es la identificación de líderes dentro de la organización, ya sea en cargos directivos o no, que puedan aportar y dirigir los procesos.

Esto ayudará a la integración con el resto de los participantes, bajando la planificación a todos los niveles de la organización.

Ejecución

Parte clave en el proceso, donde los esfuerzos deben estar en la adaptación constante y los posibles cambios requeridos en la planificación para lograr los objetivos.

Si bien, una buena planificación garantiza una parte del éxito del cambio, la ejecución debe tener en cuenta la aplicación de los procesos planificados en la realidad de la organización. 

Parte importante de esto es empoderar a los actores del cambio con el objetivo de hacerlos partícipes en la adaptación a los factores que se modifiquen durante la ejecución. 

Consolidación de una cultura de cambio

La consolidación se ve a lo largo de todo el proceso. Entender la gestión del cambio como una constante y parte de la cultura organizacional, facilita todos los procesos futuros y disminuirá la resistencia. 

La gestión del cambio tiene que permear a todos los niveles de la organización, desde los cargos directivos, a cargos de ejecución. Esto permitirá realizar procesos de manera más rápida y con una mirada completa de la organización, evitando desconexiones entre la planificación y la ejecución. 

Cada vez se ven más organizaciones que adoptan esta cultura de trabajo, por lo que es importante entender que las organizaciones que no lo hacen, deberán hacerlo en algún momento, ya que corren el riesgo de obsolescencia empresarial. 

Si bien esto puede generar costos en un principio, se debe evaluar el retorno de estas políticas en el largo plazo e incluso adquirirlo como un factor necesario más que opcional.