Antes de mais nada, sabemos que trabalhar em uma cadeia logística de transportes não é algo simples. E efetuar todos os controles e registros em planilhas é algo extremamente complicado e maçante. Além disso, manter o controle manualmente é criar aberturas para eventuais erros humanos, que podem custar muito dinheiro. É aí que entra o sistema de gestão de frotas.
A ferramenta foi criada especialmente para a cadeia logística de transportes. Ela torna o trabalho muito mais rápido, extremamente seguro e mais satisfatório para funcionários e clientes. Neste artigo, vamos falar mais sobre esse sistema, também conhecido como TMS. Confira!
O que é TMS?
Primeiramente, podemos dizer que o TMS é um sistema de gestão de frotas, ou de gestão de transporte e logística. Sua principal finalidade é melhorar a qualidade e a produtividade de todo o processo de distribuição.
Simultaneamente, o TMS promove integração no fluxo de materiais e de informações do processo logístico. Desse modo, favorece a comunicação entre fornecedores e clientes e consequentemente aprimora os processos de armazenagem e de distribuição.
Como o sistema de gestão de frotas funciona?
O TMS age online, permitindo a gestão de todos os processos de transporte – antes realizados em planilhas – dentro de um único sistema. Em outras palavras, com todas as informações incluídas num único lugar, o monitoramento é facilitado.
Quanto aos erros humanos, são reduzidos em grande proporção. Assim, o gestor consegue ter acesso e controle das informações, podendo tomar decisões de maneira muito mais rápida.
Quais são as vantagens de utilizar um sistema TMS?
O TMS cria a oportunidade de controle e administração integral da organização em um único lugar. Isso oferece uma série de vantagens tanto para a empresa quanto para os clientes.
Controle máximo da operação
O TMS controla cada passo das operações, desde a expedição de cargas até a entrega para os clientes. Eventualmente, essa comunicação instantânea garante a oportunidade de aviso imediato do motorista, por exemplo, em eventuais paradas. Dessa forma, o departamento responsável pelo controle consegue prontamente tomar uma decisão, solucionando os problemas.
Controle sobre os tempos das paradas
O sistema também controla e planeja as rotas realizadas pelos motoristas, notificando todas as paradas. Com ele, o gestor consegue saber até mesmo o tempo que cada parada levou. E isso inclui os tempos de carga e de descarga do veículo.
Ter controle dessas informações é extremamente útil. Elas permitem que o gestor crie novos métodos para melhorar as políticas da empresa em relação à sua frota, por exemplo.
Controle de custos
O TMS também ajuda no gerenciamento dos relatórios de valores produzidos pela cadeia de transporte de sua empresa – sejam eles de coleta, sejam de transferência ou de entrega.
Nesse sentido, o gestor consegue compreender muito melhor qual é a margem de contribuição de cada trajeto realizado. Assim, pode posteriormente avaliar as rotas mais lucrativas para seu negócio.
Gestão de fretes
Essa função é uma das mais utilizadas em todo o sistema TMS. Possibilita a simulação e os cálculos, levando em consideração os mais diferentes tipos de transporte. Além disso, também é responsável por:
- apontar as melhores rotas;
- controlar o fluxo de informações;
- ajudar nas conferências de documentações;
- fazer a liberação de pagamentos e de recebimentos.
Essas vantagens colocam qualquer empresa de transporte à frente no setor, tornando-a muito mais competitiva. Com essa função, há um controle maior dos custos, sempre identificando quais são os gastos supérfluos. Sem falar no aumento do rendimento, capacitando a sua empresa para assumir riscos maiores.
Quais são as funcionalidades do sistema de gestão de frotas (TMS)?
Ao contrário das planilhas e das anotações, o TMS entrega uma série de funcionalidades que ajudam no controle de gestão de atividades. As principais funções do sistema são:
- controle de abastecimentos;
- gestão de peças e de acessórios para manutenção de veículos;
- planejamento de manutenção preventiva;
- gestão da documentação dos veículos;
- rastreamento e monitoramento dos veículos durante o transporte;
- cadastro dos veículos da frota.
Assim como o TMS ajuda na gestão do transporte, ele também auxilia no processo de tomada de decisão do gestor. Veja de que modo o TMS atua em cada setor.
Área comercial e financeira
O TMS pode reduzir custos operacionais e tornar a empresa mais assertiva quando o assunto é custo-benefício. Da mesma forma, ele atua na emissão dos documentos fiscais necessários, como CT-e, NFS-e e MDF-e.
Operacional
O sistema faz com que a operação da transportadora ocorra de forma mais rápida e prática. Além disso, os módulos do TMS abordam todas as etapas da cadeia logística de transporte.
Logística
O sistema de gestão de frotas se faz completamente necessário para a logística da transportadora. Ele atua no planejamento correto de rotas, controlando em tempo real todo o trajeto dos veículos.
Qual sistema de gestão de frotas (TMS) utilizar?
Em primeiro lugar, antes de escolher o melhor sistema de gerenciamento de transporte, você precisa considerar alguns pontos importantes, como:
- realidade da empresa;
- volume de operações;
- estrutura;
- integração com outros sistemas;
- suporte.
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