Cómo cambiar de una planilla excel a un optimizador de rutas

La automatización es una tendencia en las empresas de logística. Aunque tu empresa esté consciente de sus beneficios, es posible que tengan ciertos reparos. Parte de tu equipo  puede temer no lograr integrar el software a su modelo de gestión, que ha funcionado bien para la compañía.

Esta preocupación es comprensible. Un optimizador de rutas mejorará de manera significativa tu desempeño, pero tu equipo necesita sentirse confiado, tranquilo y preparado para trabajar con él.

Hemos seleccionado algunos temas que debes considerar en la transición de un sistema de ruteo manual a un software de gestión de ruta, sobre la base de investigaciones y experiencias de empresas de la industria que han logrado procesar cambios de métodos manuales hacia sistemas de software integrado. *

Comunica efectivamente

Requieres tener una comunicación eficaz con tu equipo antes y durante el proceso de implementación. Varias de las personas a cargo de utilizar el nuevo software se resistirán un poco al cambio, por lo que debieran estar informados de antemano acerca de los pormenores de la implementación. Un proceso de comunicación transversal dentro tu empresa permite demostrar que el nuevo sistema está alineado con la visión, misión y objetivos de la organización.

Crea un equipo a cargo del proyecto

Debes integrar a cada departamento de la empresa y hacerlos parte de diferentes equipos específicos, de acuerdo a sus funciones dentro de la organización y roles dentro del modelo de gestión logística. De esta manera, aseguras que el nuevo software está alineado tanto con tu estrategia de negocios, como con los procesos específicos de las distintas áreas de tu empresa.

Identifica bien  los procedimientos, procesos y tecnologías de la información de la empresa

Asegúrate de contar con registros, mapas de decisión y diagramas de tus procedimientos, políticas y sistemas de control actual, pues el ingreso de estos  datos será clave para configurar el nuevo sistema automatizado, y ajustarlo exitosamente a la red y cadena logística actual. Un mapa de tus procesos de logística y distribución actuales son claves para diseñar una operación mejorada. También permite distribuir de manera efectiva as tareas y responsabilidades a tu  equipo de trabajo, hacer los ajustes necesarios y motivarlos a hacerse parte del cambio.

Gestiona el cambio y capacita a los usuarios

Cualquier falta de disposición o voluntad por parte del personal de una empresa se puede transformar en retrasos. Amanda Palazón,  del Instituto de Mercadotecnia y Management de España, llama a estudiar la cultura organizacional que tiene la empresa, con sus recursos, potencialidades y capacidades existentes, para sacarle partido a las capacidades del personal, e integrar sus propuestas y observaciones en el proceso. La resistencia se suele hacer más compleja cuando el cambio involucra a consultores externos, por lo que un proceso de capacitación  y sensibilización es vital. Todos necesitan sentirse integrados al cambio, para confiar y canalizar dudas o malentendidos sobre el rol que juegan en el nuevo panorama de la empresa.  

Monitorea y evalúa tu desempeño 

Una línea base de indicadores y estadísticas te será útil para gestionar el cambio y respaldar con evidencias las mejoras que te vaya entregando el uso del nuevo software, en términos de metas y KPI. La empresa debe tener en consideración no sólo los elementos específicos para integrar el nuevo sistema a su misión y visión, sino que debe verificar cómo se compararán los nuevos resultados con su desempeño anterior. 

La mayoría de las preguntas técnicas acerca de la implementación pueden ser canalizadas por expertos. Sin embargo, tú eres la persona más calificada para lidiar personalmente con las inquietudes de tu equipo de trabajo.

¿Qué otras dudas tienes respecto a la transición de un planilla excel a un optimizador de rutas? ¿Cómo enfrenta  tu empresa los cambios? Me gustaría conocer tus comentarios y sugerencias. Házmelo saber dejando un comentario más abajo.

*Denolf, J. M., Trienekens, J. H., Wognum, P. N., van der Vorst, J. G., & Omta, S. O. (2015). Towards a framework of critical success factors for implementing supply chain information systems. Computers in Industry, 68, 16-26.