Mejora continua de procesos: Ciclo de Deming y su implementación (2023)

Entender la importancia de lo que es la calidad, e intentar mejorarla, es, sin duda, el objetivo principal de la mejora continua de procesos dentro de una empresa. 

La pregunta a hacerse es ¿de dónde proviene esta filosofía de mejora de procesos?

Una persona clave es William Edwards Deming, también llamado Edward W. Deming: Fue principalmente un ingeniero, matemático y estadístico, pero, en muchos casos, se le consideraba como un filósofo de la ciencia.

El objetivo de Deming era re aplicar el método científico a los procesos empresariales. La experiencia de Deming en su formación como ingeniero le permitió conocer los procesos industriales y la realidad al momento de intentar estandarizar las operaciones para funcionar a mayor escala. 

Uno de los grandes éxitos del trabajo de Deming podría considerarse su influencia en el milagro económico japonés de la posguerra, en el que la economía japonesa se recuperó de los daños de la guerra para imponerse como la segunda mayor economía del mundo.

¿Qué es el ciclo Deming? 

El ciclo Deming es un modelo de mejora continua de la calidad, que consiste en una secuencia lógica de cuatro etapas clave: Planificar, Hacer, Estudiar y Actuar.

Cómo aplicar el ciclo Deming para mejorar procesos empresariales

Como hemos establecido, el ciclo Deming es un enfoque de cuatro etapas para la mejora continua. Esta sección describe cada una de las cuatro etapas y explica cómo poder implementar cada una de ellas en su empresa, para lograr una continua mejora de calidad y procesos. 

Planificar

El primer objetivo del ciclo Deming es planificar con antelación para entender lo que se quiere conseguir. Se trata de un paso tanto práctico como teórico.

Fuente: Envato

Por un lado, no se trata de un descubrimiento científico, sino de procesos empresariales. Por lo tanto, tiene una clara intención de mejorar algo dentro de la empresa, ya sea operativo o relativo al producto, siendo esto es el objetivo final de la investigación.

Lo invitamos a hacerse las siguientes preguntas:

• Entienda su definición de calidad
• ¿Cómo sabe si un cambio es una mejora?
• ¿Puede predecir sus resultados?

Este es un buen ejercicio para poner a pruebas sus propios métodos predictivos y analíticos. ¿Hasta qué punto puedo diagnosticar los problemas existentes? ¿Hasta qué punto puedo estimar mis logros? ¿Qué problemas se producirán que pueda considerar de antemano?

La etapa de planificación es tanto un intento de mejorar los resultados de su empresa, como una investigación científica de su propia capacidad para entender su negocio.

En esta etapa se busca: 

• Probar y analizar qué es lo que falla actualmente en el producto, y/o cómo puede mejorarse. 
• Entender qué cambios se pueden hacer para abordar estos problemas o para mejorar algo. 
• Trazar un mapa operativo de cómo se puede gestionar y lograr esta mejora.
• Predecir los resultados de sus esfuerzos de mejora del proceso.

Hacer

En lugar de simplemente decidir hacer un cambio y revisar repentinamente todas las operaciones, es vital introducir el cambio de forma lenta y gradual, mientras se prueban las hipótesis. 

El uso de estudios que puedan medirse con grupos de control puede ayudar a comprender mejor los datos recibidos, permitiendo no solo mejorar la producción, sino entender exactamente por qué esta ha mejorado con los cambios introducidos.

Para esta fase, es importante considerar las siguientes acciones: 

• Empezar con pruebas a pequeña escala
• Realizar cambios graduales en las pruebas, para probar las variables
• Documentar cada paso
• Al ejecutar el plan, Deming reitera la importancia de mantenerse fiel a los valores científicos que subyacen a la investigación.

Para Deming, es importante llevar a cabo la ejecución como si fuera un experimento científico.

Estudiar

Para Deming, los resultados de la planificación y la implementación se muestran en esta etapa. Sin embargo, los resultados van más allá que simplemente si se ha visto una mejora en el proceso o no; los resultados deben mostrar si el proceso mejoró o no por las razones que usted pensaba que iba a mejorar, además de las proyecciones hechas. 

Preguntas claves a hacerse son: 

• ¿Coinciden los resultados con las predicciones?
• ¿En qué difieren los resultados y por qué?
• ¿Cómo comprobar las variables que no se habían tenido en cuenta anteriormente?

La etapa de estudio, para Deming, sirve para enseñar a sacar conclusiones como lo hace un científico, en lugar de simplemente preguntar si ha funcionado. Para Deming, la pregunta no es "¿Funcionó?", sino "¿Por qué funcionó?".

Actuar

La etapa Actuar es tanto la etapa final del proceso, como la primera etapa de nuestro siguiente ciclo, y tiene que ver tanto en la implementación de las mejoras en la empresa, como en la implementación de los nuevos conocimientos en el proceso de mejor continua en la empresa. 

En esta fase se busca sintetizar la nueva información obtenida en la fase anterior (Estudio), con una comprensión más profunda acerca del funcionamiento de la empresa. 

Visto de un punto de vista práctico, la fase de Actuar tiene la capacidad de que las prácticas específicas de un estudio controlado, pueda ser aplicado a más operaciones dentro de la empresa dependiendo de su nivel de éxito y aplicabilidad. 

En esta etapa, es importante considerar lo siguiente: 

• Aplicar los cambios recomendados.
• Hacer un seguimiento del rendimiento y los datos a lo largo del tiempo.
• Proporcionar toda la documentación a la empresa para mejorar la teoría interna.

El ciclo PDSA está pensado para ser repetido tantas veces como sea necesario a medida que se busque la mejora continua de los procesos, y que estos se acerquen cada vez más a la perfección. El resultado de cada ciclo se convierte en la línea de base para el siguiente proyecto de mejora continua, siendo aplicable para empresas de todos los tamaños. 

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