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¬ŅQu√© es un TMS? Gu√≠a Completa para la Gesti√≥n de Transporte

Conoce qué es un TMS y para qué sirve un sistema de gestión de transporte.

   
  Tabla de Contenidos
 

¬ŅQu√© es un sistema de gesti√≥n del transporte TMS?

Un sistema de gestión del transporte (TMS) es una herramienta esencial que utiliza tecnología avanzada para ayudar a las empresas a planificar, ejecutar y optimizar el transporte de productos. Es clave para cumplir con los requisitos logísticos y proporcionar la documentación necesaria.

¬ŅQu√© significan las siglas TMS?

Las siglas TMS representan "Transportation Management System." Este software de logística brinda visibilidad completa de las operaciones de transporte, asegurando entregas puntuales y eficientes.

Un TMS avanzado, como el de Drivin, adem√°s de otorgar la capacidad de planificaci√≥n y monitoreo, desarrolla m√≥dulos espec√≠ficos como para la gesti√≥n de la log√≠stica inversa, gesti√≥n documental, gesti√≥n de socios del negocio, y mucho m√°s. 

¬ŅPara qu√© sirve un TMS?

Un TMS centraliza y organiza los datos del transporte, permitiendo a las empresas optimizar sus procesos logísticos. Desde la planificación hasta la elaboración de informes, un TMS eficaz es indispensable para la gestión del transporte moderno, permitiendo:

  • Planificar y pronosticar las necesidades de la red.
  • Optimizar rutas.
  • Administrar transportistas.
  • Ejecutar y rastrear env√≠os.
  • Automatizar los procesos.
  • Manejar el pago y la liquidaci√≥n.
  • Elaborar informes sobre los KPI de la red.

Importancia de un sistema de gestión del transporte

Los sistemas de gestión del transporte juegan un papel crucial en la cadena de suministro. Ofrecen una visibilidad que conduce a una planificación y ejecución más eficiente del transporte, resultando en una mayor satisfacción del cliente.

En la actualidad, vivimos en un entorno comercial global dinámico, en el cual hay transacciones realizadas constantemente; por ello, es importante contar con un sistema que permita navegar con éxito los complejos procesos en cuanto a las políticas y el cumplimiento de la normativa comercial.

Cabe destacar que el uso de un software TMS afecta a cada parte del proceso de una empresa, partiendo desde la planificación y las adquisiciones, hasta la logística y la gestión del ciclo de vida

02_Infografia - Importancia de un TMS

¬ŅCu√°les son las caracter√≠sticas de un software TMS?

Un software de sistema de gestión del transporte TMS, tiene características relevantes que benefician a las empresas. Algunos de las principales características son:

01. Planificación de carga

Un TMS planifica la necesidad de recursos del transporte, optimizando rutas y cumpliendo restricciones operativas. Facilita la administración, ahorra costos y permite la gestión documental eficiente.

Una mala planificación puede ocasionar que no haya vehículos o conductores disponibles para la entrega y que queden ordenes sin poder ser entregados, provocando insatisfacción en los clientes y ventas no concretadas.

03_Infografia - Planificacion de Carga

Generalmente, un TMS ha de tener capacidades de planificaci√≥n inteligente, el cual, mediante el uso de algoritmos espec√≠ficos, puede optimizar las rutas buscando reducir la cantidad de veh√≠culos, balancear la carga entre la flota fija asignada, o cumplir restricciones de la operaci√≥n, como el tama√Īo de veh√≠culos, tipos de puertas de descarga, restricciones geogr√°ficas de acceso como centros de ciudad y m√°s.

Con esto, los responsables de la gestión del transporte pueden generar ahorros en costos y, sobretodo, trasladar a la herramienta todo el conocimiento tácito que está en la mente de los conductores y que solo ellos conocen.

En la planificación de un TMS también se toma en cuenta la gestión documental, ya que toda documentación debe estar vigente para salir a operar.

Por tal razón, al asignar un vehículo y conductor, el sistema tiene la capacidad de alertar sobre documentos vencidos evitando la posible paralización del viaje y la imposición de multa.

Esto tiende a ser un tema que puede generar confusi√≥n y en muchas ocasiones es com√ļn que se olviden algunos documentos, lo cual tiene el potencial de generar multas por falta de control; ya que, dependiendo del pa√≠s en el que trata, pueden tener diferentes necesidades y requerimientos de movimiento de productos, como leyes aduaneras, impuestos o certificados de importaci√≥n/exportaci√≥n.

02. Despacho de carga

04_Infografia - Planificacion de Despacho

El despacho de carga facilita la confirmación de la carga, generación de manifiestos y documentación requerida, asegurando un viaje sin problemas.

También puede ayudar con la generación de manifiestos de carga, o proporcionar información para la generación de cartas porte (que un ERP no tiene y necesite le brinden), o guías de remisión transportista que exige la ley de un país.

03. Ejecución y Seguimiento del Transporte

Un sistema de gesti√≥n del transporte (TMS) robusto desempe√Īa un papel crucial en la trazabilidad y gesti√≥n en tiempo real de la mercader√≠a y los viajes. Desde que los productos salen del almac√©n hasta su destino final, este software proporciona una visibilidad continua y actualizaciones en tiempo real.

Control en Tiempo Real: Los responsables pueden rastrear y medir el desempe√Īo del transportista, permiti√©ndoles tomar acciones correctivas de manera oportuna y asegurando que el viaje se complete seg√ļn lo planeado.

Eventos Personalizados: Un TMS avanzado ofrece la posibilidad de configurar eventos personalizados, que el conductor puede utilizar como ‚Äúbotones de p√°nico‚ÄĚ. Esto permite reportar r√°pidamente situaciones en la ruta que puedan afectar el cumplimiento del plan, como bloqueos de carretera, huelgas o eventos controlados como llegadas al destino.

05_Mockup - Seguimiento de Transporte

Visibilidad para Embarcadores: Además de ofrecer visibilidad a quienes administran el transporte, un TMS también brinda acceso a los embarcadores (proveedores de la carga).

Pueden consultar el estado de sus √≥rdenes de entrega y descargar pruebas de entrega, como fotograf√≠as tomadas por el conductor, todo en tiempo real. Tambi√©n es posible acceder a esta informaci√≥n a trav√©s de widgets en la p√°gina web, ingresando el n√ļmero de pedido.

Alertas para los Clientes: La visibilidad se extiende a los destinatarios de la mercadería, quienes reciben alertas programadas sobre el envío. Esto incluye notificaciones días antes de la entrega, el mismo día que la unidad sale en ruta, y alertas aproximadas 20 a 30 minutos antes de llegar al destino.

En épocas como la pandemia, donde muchos trabajan remotamente, estas alertas precisas son esenciales para organizar el tiempo y asegurar una entrega exitosa.

04. Pago

06_Mockup - Pagos

Un Sistema de Gestión de Transporte (TMS) optimiza las operaciones financieras dentro de la cadena logística, permitiendo a las empresas auditar automáticamente las facturas y los pagos de cada transportista.

En el √°mbito financiero, un TMS act√ļa como un facilitador, simplificando y acelerando los procesos de pago. Tanto para los cargadores como para los transportistas, ofrece una plataforma unificada donde se pueden gestionar auditor√≠as de carga, revisar facturas, efectuar pagos y realizar an√°lisis detallados del rendimiento de costos.

Esta integraci√≥n no solo mejora la eficiencia, sino que tambi√©n a√Īade transparencia y control a las transacciones financieras en la log√≠stica del transporte.

05. Informes

07_Mockup - Reportes

Los sistemas de gesti√≥n del transporte (TMS) desempe√Īan un papel vital en la planificaci√≥n y optimizaci√≥n de rutas, proporcionando informes detallados sobre las redes e instalaciones de los transportistas.

Estos informes ofrecen insights valiosos sobre el rendimiento, que son fundamentales para la toma de decisiones logísticas.

Utilizando los datos proporcionados por un TMS, los responsables de la log√≠stica pueden monitorear y evaluar el desempe√Īo en diferentes √°reas. Esto les permite desarrollar estrategias de mejora continua enfocadas en:

  • Reducir gastos innecesarios a trav√©s de una optimizaci√≥n m√°s eficiente de las rutas.
  • Mejorar los niveles de servicio, asegurando una recolecci√≥n y entrega a tiempo.
  • Analizar y comprender los ahorros de costos generales, para una operaci√≥n log√≠stica m√°s rentable.

¬ŅQu√© empresas trabajan con un TMS?

En el ámbito empresarial, un Sistema de Gestión de Transporte (TMS) es una herramienta esencial para cualquier entidad involucrada en la cadena de suministro. Si una empresa participa en el envío, movimiento o recepción de mercancías, un TMS puede ofrecer beneficios significativos.

  • Fabricantes: Para coordinar el transporte de materias primas y productos terminados.
  • Distribuidores: Facilitan la log√≠stica entre productores y minoristas.
  • Empresas Mayoristas y Minoristas: Gestionan el flujo de productos dentro de la cadena de distribuci√≥n.
  • Empresas de Comercio Electr√≥nico: Utilizan TMS para optimizar la entrega directa al cliente.
  • Compa√Ī√≠as de Servicios Log√≠sticos y Proveedores: Ofrecen soluciones de transporte y log√≠stica a otras empresas.

En la era moderna, pr√°cticamente cualquier empresa relacionada con alg√ļn aspecto de la cadena de suministro puede beneficiarse de un TMS.

Las organizaciones de comercio electr√≥nico, empresas de distribuci√≥n, cargadores, transportistas y cualquier otra entidad que maneje productos y mercanc√≠as de manera regular pueden utilizar un TMS como un valor a√Īadido a sus operaciones.

¬ŅCu√°les son los beneficios de una plataforma TMS?

Un software de Sistema de Gestión del Transporte (TMS) es una herramienta esencial que ofrece características relevantes para beneficiar a las empresas en su logística y gestión de transporte. Entre las principales características, destacamos las siguientes:

01. Potenciación de Capacidades Tecnológicas

Con un Sistema de Gestión del Transporte (TMS), accederás a la tecnología necesaria para tomar decisiones óptimas en cuanto a la selección de rutas, basándote en factores como las cotizaciones, el tiempo de tránsito, y la elección de los transportistas.

Centralizar la gestión de rutas en la cadena de suministro no solo optimiza el proceso, sino que también elimina estrés y ahorra tiempo innecesario.

02. Simplificación de Procesos

Un TMS facilita y agiliza la selección del transportista, permitiendo evaluar y comparar factores como la calidad y el tiempo de entrega entre diferentes opciones dentro de la red.

Al administrar este proceso en un software de gestión de distribución y transporte (TMS), tendrás la posibilidad de revisar envíos anteriores y conectar rápidamente cargas similares con los transportistas adecuados.

03. Rastreo de Carga

El seguimiento de carga es más sencillo con un sistema TMS, ya que te permite rastrear la ubicación de la carga en ruta y recibir alertas sobre posibles problemas o demoras imprevistas. Aunque el error humano es incontrolable, un TMS te brindará visibilidad sobre los retrasos y las razones detrás de estos.

04. Creación de Reportes

Los sistemas TMS avanzados ofrecen datos e indicadores precisos para la elaboración de reportes completos. Por ejemplo, si necesitas supervisar el proceso de envío en 20 ubicaciones, y cada una realiza cinco envíos a la semana, estarías manejando 100 facturas de envío.

Con un TMS, toda esta información se centraliza en un solo lugar, facilitando la creación de informes personalizados que analizan costos y facturas finales.

¬ŅCu√°l es la diferencia entre un TMS en la nube/SaaS y un TMS local?

La elección entre un Sistema de Gestión de Transporte (TMS) en la nube (también conocido como Software as a Service, SaaS) y un TMS local depende de las necesidades y preferencias de cada empresa. Aquí te explicamos las diferencias clave:

08_Infografía - Diferencias

TMS en la Nube/SaaS

Acceso remoto: Al estar alojado en la nube, se puede acceder al sistema desde cualquier lugar con conexión a Internet, ofreciendo flexibilidad y portabilidad.
Actualizaciones automáticas: Las actualizaciones y el mantenimiento son manejados por el proveedor, garantizando que siempre estés usando la versión más reciente y segura del software.
Escalabilidad: Puedes adaptar fácilmente el sistema a las necesidades cambiantes de tu empresa, ya que la nube permite una rápida expansión o contracción de recursos.
Menor costo inicial: Sin la necesidad de hardware dedicado, la inversión inicial suele ser menor.
Integración facilitada: La integración con otros sistemas y tecnologías suele ser más sencilla y rápida.

TMS Local

Control completo: La empresa tiene control total sobre el sistema, incluyendo la seguridad y la configuración.
Requerimientos técnicos: La actualización, el mantenimiento y la solución de problemas pueden requerir la intervención de un técnico en la ubicación física.
Mayor seguridad (potencialmente): Al estar alojado internamente, puede ofrecer un mayor control sobre la seguridad, aunque esto depende de las medidas implementadas.
Menos portabilidad: El sistema no es fácilmente accesible fuera de la ubicación donde está instalado, lo que limita su uso en viajes o en ubicaciones remotas.
Inversión Inicial Mayor: Puede requerir una inversión inicial más alta en hardware y configuración.

La elección entre un TMS en la nube y un TMS local dependerá de factores como la necesidad de portabilidad, control sobre el sistema, inversión inicial y requerimientos técnicos.

Mientras que el TMS en la nube ofrece mayor flexibilidad y suele ser más económico, el TMS local puede brindar un mayor control y potencialmente una seguridad mejorada. Considerar estas diferencias ayudará a seleccionar la opción que mejor se adapte a las necesidades y objetivos de tu empresa.

Drivin es un TMS Saas con el que puedes planificar y optimizar rutas de manera automática, controlar y gestionar toda tu operación logística en tiempo real. Déjanos tus datos y nos contactaremos contigo para ayudarte a solucionar todos los desafíos de tu operación logística: