¿Qué es un sistema TMS? Tu Guía Completa

Conoce qué es un software TMS y para qué sirve un sistema de gestión de transporte.

¿Qué es un Software TMS?

Un Sistema de Gestión de Transporte (TMS) es un software que optimiza la logística de envíos, automatizando la planificación de rutas, selección de transportistas y seguimiento de cargas. Esto permite a las empresas reducir costos, mejorar la eficiencia y tener mayor visibilidad en la cadena de suministro.

¿Qué significa TMS?

Las siglas TMS, en inglés, significan Transportation Management System, o Sistema de Gestión de Transporte. Es un software que optimiza la logística de envíos, automatizando la planificación de rutas, selección de transportistas y seguimiento de cargas. Esto permite a las empresas reducir costos, mejorar la eficiencia y tener mayor visibilidad en la cadena de suministro.

¿Para qué sirve un TMS?

Un TMS sirve para planificar, ejecutar y optimizar el transporte de mercancías. Ayuda a gestionar rutas, asignar cargas, realizar seguimiento en tiempo real y manejar la documentación, mejorando la eficiencia y reduciendo costos en la cadena de suministro.

• Planifica y pronostica las necesidades de la red.
• Optimiza rutas.
• Administra transportistas.
• Ejecuta y rastrea envíos.
• Automatiza los procesos.
• Maneja el pago y la liquidación.
• Elabora informes sobre los KPI de la red.

Importancia de un sistema de gestión del transporte

La importancia de un sistema de gestión del transporte radica en su capacidad para optimizar el transporte de mercancías. Un TMS mejora la eficiencia operativa, reduce costos y proporciona visibilidad en tiempo real de la cadena de suministro, asegurando entregas puntuales y satisfacción del cliente.

Cabe destacar que el uso de un software TMS afecta a cada parte del proceso de una empresa, partiendo desde la planificación y las adquisiciones, hasta la logística y la gestión del ciclo de vida. 

¿Cuáles son las características de un software TMS?

Un software gestión de transporte ofrece características clave que benefician a las empresas en sus operaciones logísticas. Algunas de las principales son:

01. Planificación de carga

Un TMS planifica la necesidad de recursos del transporte, optimizando rutas y cumpliendo restricciones operativas. Facilita la gestión, ahorra costos y permite una gestión documental eficiente.

Para contextualizar, una mala planificación puede ocasionar que no hayan vehículos o conductores disponibles para la entrega y que queden órdenes sin poder ser asignados, generando entregas atrasadas e insatisfacción en los clientes y, posiblemente, ventas no concretadas.

En un mundo ideal, todos los TMS de calidad han de tener capacidades de planificación inteligente, el cual, mediante el uso de algoritmos específicos, tiene la capacidad de optimizar las rutas con el objetivo de reducir la cantidad de vehículos a utilizar, balancear la carga entre la flota fija asignada, o cumplir restricciones de la operación, como el tamaño de vehículos, control de temperatura, tipos de puertas de descarga, restricciones geográficas de acceso como centros de ciudad y más.

En la fase de planificación, un TMS también debe tomar en cuenta la gestión documental, ya que toda documentación debe estar vigente para salir a operar. Por medio del módulo de Gestión Documental, al momento de asignar un vehículo y conductor, el sistema debiese tener la capacidad de alertar acerca de documentos vencidos para evitar la posible paralización del viaje y la imposición de multas por incumplimiento.

Dependiendo del país en el que trata, exiten diferentes necesidades y requerimientos de movimiento de productos, como leyes aduaneras, impuestos o certificados de importación/exportación. 

02. Despacho de carga

Facilita la confirmación de la carga, generación de manifiestos y documentación requerida. Ayuda en la creación de cartas porte y guías de remisión, cumpliendo con las leyes locales.

03. Ejecución y  seguimiento

Un sistema TMS robusto desempeña un papel crucial en la trazabilidad y gestión en tiempo real de la mercadería y los viajes. Desde que los productos salen del almacén hasta su destino final, este software proporciona una visibilidad continua y actualizaciones en tiempo real.

Control en tiempo real: Los gestores de flota pueden rastrear y medir el desempeño del transportista, permitiéndoles tomar acciones correctivas de manera oportuna y asegurando que el viaje se complete según lo planeado.

Eventos personalizados: Un TMS avanzado ofrece la posibilidad de configurar eventos personalizados, que el conductor puede utilizar como “botones de pánico”. Esto permite reportar rápidamente situaciones en la ruta que puedan afectar el cumplimiento del plan, como bloqueos de carretera, huelgas o eventos controlados como llegadas al destino.

Visibilidad para embarcadores: Además de ofrecer visibilidad a quienes administran el transporte, un TMS también brinda acceso a los embarcadores (proveedores de la carga).

Éstos pueden consultar el estado de sus órdenes de entrega y descargar pruebas de entrega, como fotografías tomadas por el conductor en tiempo real. También es posible acceder a esta información a través de widgets en la página web ingresando el número de pedido.

Alertas para los clientes: En este caso, la visibilidad se extiende a los destinatarios de la mercadería o clientes, quienes reciben alertas programadas sobre el envío. Esto incluye notificaciones días antes de la entrega, el mismo día que la unidad sale a ruta, y alertas aproximadas 20 a 30 minutos antes de llegar a destino.

04. Pago

Un TMS gestiona y optimiza las operaciones financieras a lo largo de la cadena logística, permitiendo a las empresas auditar automáticamente las facturas y los pagos de cada transportista.

En el ámbito financiero, un TMS actúa como un facilitador, simplificando y acelerando los procesos de pago. Tanto para los cargadores como para los transportistas. Ofrece una plataforma unificada donde se pueden gestionar auditorías de carga, revisar facturas, efectuar pagos y realizar análisis detallados del rendimiento de costos.

Esta integración no solo mejora la eficiencia, sino que también añade transparencia y control a las transacciones financieras en la logística del transporte.

05. Informes

Proporciona informes detallados sobre el rendimiento de rutas y transportistas, facilitando la toma de decisiones logísticas. Ayuda a reducir gastos innecesarios, mejorar niveles de servicio y analizar ahorros de costos para una operación más rentable.

¿Qué empresas trabajan con un TMS?

En el ámbito empresarial, un Sistema de Gestión de Transporte (TMS) es una herramienta esencial para cualquier entidad involucrada en la cadena de suministro. Si una empresa participa en el envío, movimiento o recepción de mercancías, un TMS puede ofrecer beneficios significativos.

• Fabricantes: Para coordinar el transporte de materias primas y productos terminados.
• Distribuidores: Facilitan la logística entre productores y minoristas.
• Empresas mayoristas y minoristas: Gestionan el flujo de productos dentro de la cadena de distribución.
• Empresas de comercio electrónico: Utilizan TMS para optimizar la entrega directa al cliente.
• Compañías de servicios logísticos y proveedores: Ofrecen soluciones de transporte y logística a otras empresas.

Las organizaciones de comercio electrónico, empresas de distribución, cargadores, transportistas y cualquier otra entidad que maneje productos y mercancías de manera regular pueden utilizar un TMS como un valor añadido a sus operaciones.

¿Cuáles son los beneficios de una plataforma TMS?

Un software de Sistema de Gestión del Transporte (TMS) es una herramienta esencial que ofrece características relevantes para beneficiar a las empresas en su logística y gestión de transporte. Entre las principales características, destacamos las siguientes:

01. Reducción de costos

Un TMS optimiza rutas, negocia mejores tarifas con transportistas y elimina los costos asociados con tareas manuales. Esto resulta en una disminución significativa de los gastos operativos.

02. Mejora de la eficiencia

La automatización de tareas críticas y la mejora en la comunicación entre departamentos incrementan la eficiencia y puntualidad en las entregas. Las empresas pueden gestionar sus operaciones de manera más efectiva, reduciendo tiempos de tránsito y errores.

03. Mayor visibilidad

Un TMS proporciona una vista integral y en tiempo real de la cadena de suministro. Esto facilita el seguimiento de envíos, permite identificar y resolver problemas rápidamente, y mejora la toma de decisiones informadas.

04. Mejor servicio al cliente

Al proporcionar información en tiempo real sobre el estado de los envíos, un TMS mejora la satisfacción del cliente al mantenerlos informados y gestionar sus expectativas de manera efectiva.

05. Integración con otros sistemas

Un TMS se integra fácilmente con sistemas de gestión de almacenes (WMS) y planificación de recursos empresariales (ERP), mejorando la coordinación y eficiencia operativa en toda la cadena de suministro. Esto permite una mayor cohesión y eficiencia en las operaciones logísticas.

06. Cumplimiento de regulaciones

Facilita el cumplimiento de normativas y regulaciones, como las de la Comisión Federal de Transporte (FMC) y la Agencia de Protección Ambiental (EPA), asegurando que la empresa opere dentro del marco legal establecido.

07. Transporte sostenible

La sostenibilidad es una característica fundamental de los TMS modernos. Estos sistemas contribuyen significativamente a las iniciativas de sostenibilidad mediante:

• Reducción de la huella de carbono: Un TMS optimiza las rutas de transporte, disminuyendo la cantidad de kilómetros recorridos y, por lo tanto, reduciendo las emisiones de CO2. Esto no solo ahorra combustible sino que también minimiza el impacto ambiental.

• Optimización del uso de recursos: Al planificar cargas y rutas de manera más eficiente, se maximiza el uso de vehículos y se reduce la necesidad de flotas adicionales, disminuyendo el consumo de recursos.

• Promoción del transporte verde: Algunos TMS integran opciones para seleccionar modos de transporte más sostenibles, como vehículos eléctricos o híbridos, fomentando prácticas de transporte ecológicas.

• Mejora en la gestión de residuos: A través de la optimización de rutas y la planificación eficiente, se minimiza la generación de residuos durante el proceso de transporte, contribuyendo a una operación más limpia.

• Visibilidad y transparencia: Los TMS proporcionan datos y análisis detallados sobre el consumo de combustible y las emisiones, permitiendo a las empresas monitorear su impacto ambiental y establecer objetivos de sostenibilidad claros.

Estas características no solo ayudan a las empresas a cumplir con las normativas ambientales, sino que también mejoran la imagen corporativa y responden a la creciente demanda de prácticas comerciales responsables por parte de los consumidores.

08. Gestión de riesgos

Un TMS robusto incluye funcionalidades esenciales para la gestión de riesgos, como análisis de riesgos en rutas, creación de planes de contingencia y monitoreo en tiempo real para detectar y reaccionar ante incidentes rápidamente.

Idealmente, debiese mantener un historial de incidencias para una mejora continua, asegurando la protección de datos sensibles (idealmente que cuente con Certificación ISO 27001, que garantiza la seguridad de la información). Esto minimiza interrupciones, mejora la resiliencia operativa y fortalece la confianza y reputación de la empresa.