¿Qué es la gestión de flotas, sus beneficios y cómo elijo un TMS?

La gestión de flotas es un componente crucial para cualquier empresa que dependa de vehículos para sus operaciones diarias.

Desde la seguridad y el mantenimiento hasta la rentabilidad y la eficiencia, una gestión de flotas efectiva puede transformar tu negocio.

Descubre cómo puedes mejorar cada aspecto de tu flota y llevar tu empresa al siguiente nivel.

¿Qué es la gestión de flotas?

La gestión de flotas se refiere al proceso de supervisión y administración de una flota de vehículos. Esto incluye la adquisición, mantenimiento, seguridad, presupuestos y monitoreo de los vehículos para garantizar operaciones eficientes, seguras y rentables.

Utilizando tecnologías avanzadas, las empresas pueden optimizar rutas, realizar mantenimientos predictivos y mejorar la productividad, reduciendo costos operativos y mejorando la satisfacción del cliente.

Beneficios de la gestión de flotas

El objetivo de la gestión de flotas es supervisar y gestionar todas las operaciones de la flota para garantizar un negocio fluido, seguro, rentable, y productivo. Con esto en mente, a continuación detallamos las numerosas ventajas que tiene la implementación de software de gestión de flotas en operaciones logísticas:

Mayor rentabilidad

Al contar con una flota que funciona de manera óptima, los gastos de la empresa disminuyen considerablemente, al tiempo que la rentabilidad aumenta.

A medida que el rendimiento operativo mejora, la empresa puede considerar expandirse mediante la adquisición de más vehículos, la inversión en desarrollo tecnológico propio, la contratación de más conductores o la incorporación de nuevas tecnologías. Esto potencia la productividad de las operaciones, promoviendo un ciclo de mejora continua dentro de la compañía.

Mejor prestación de servicios

Una gestión eficiente de la flota permite a las empresas cumplir con la entrega de pedidos y servicios puntualmente, lo que contribuye al aumento de la confiabilidad de la marca al ofrecer un servicio de alta calidad. Esto mejora la experiencia del cliente y fomenta su lealtad a largo plazo.

Recopilación de datos

Una de las mayores ventajas de la gestión de flotas es la capacidad de recopilar datos de forma rápida y exhaustiva. Desde la generación de informes, hasta la carga de estadísticas, un buen software de gestión de flotas tiene la capacidad de proporcionar las cifras exactas que una empresa necesita para optimizar y racionalizar sus operaciones, tomando decisiones informadas, basados en información verídica.

Mayor eficiencia

Al tener una mejor gestión de flotas, es posible prolongar la vida útil de los vehículos, además de mejorar la eficiencia del combustible, e, incluso, reducir la huella de carbono de la organización, por no hablar de la reducción de costos y la generación de otros beneficios.

Facilitar el cumplimiento de normativas

La administración de flotas facilita la organización de la documentación requerida para asegurar el cumplimiento normativo y prevenir posibles sanciones por incumplimientos. Las políticas bien desarrolladas de gestión de flotas incorporan la documentación de información vital que los administradores y conductores necesitan para adherirse a estas normativas.

Gestión remota

La implementación de un TMS basado en la nube proporciona una plataforma para gestionar las operaciones de última milla de manera remota, siendo una característica importante a la hora de definir el partner logístico para la empresa debido a la complejidad que tiene el gestionar múltiples vehículos en diferentes partes del país.

Mayor seguridad

Todos los vehículos de la flota requieren inspecciones rutinarias para mantenerlos en condiciones óptimas. Un programa de mantenimiento regular permite detectar los problemas a tiempo y reducir la probabilidad de una avería o situaciones inesperadas en el camino.

Además, cuando los gestores de flotas disponen de las herramientas necesarias para centrarse en la seguridad, resulta más fácil asegurarse de que los conductores no superan las horas de conducción programadas, reduciendo las probabilidades de que los transportistas se enfrenten a accidentes por conducir con sueño.

Futuro de la gestión de flotas

El futuro de la gestión de flotas se perfila como un escenario fascinante, impulsado por avances tecnológicos que prometen transformar la manera en que las empresas supervisan y optimizan sus operaciones de transporte. A continuación detallamos algunos conceptos clave que definirán el futuro de la gestión de flotas:

Automatización e inteligencia artificial

La integración de la inteligencia artificial (IA) y el aprendizaje automático permitirá una automatización sin precedentes en la gestión de flotas. Desde el mantenimiento predictivo de vehículos hasta la optimización de rutas en tiempo real, la IA promete mejorar la eficiencia operativa y reducir los costos operacionales.

• Reducción de errores humanos: Al eliminar el factor humano, se pueden evitar muchos de los errores y accidentes causados por la fatiga, la distracción o el mal juicio.
• Mayor eficiencia operativa: Los vehículos autónomos pueden operar de manera más constante y eficiente, optimizando el consumo de combustible y reduciendo el desgaste de los vehículos.
• Seguridad mejorada: Equipados con sensores avanzados y sistemas de navegación, los vehículos autónomos pueden reaccionar más rápido a peligros en la carretera, mejorando la seguridad general.

Telemática avanzada

La telemática avanzada proporcionará datos más precisos y en tiempo real sobre el comportamiento del conductor, el estado del vehículo y las condiciones de la carretera. Esto permitirá a las empresas tomar decisiones más informadas y rápidas, mejorando la seguridad y la eficiencia.

• Monitoreo del comportamiento del conductor: Analizar cómo se conducen los vehículos puede ayudar a mejorar los hábitos de conducción y reducir el riesgo de accidentes.
• Diagnóstico del vehículo: Los sistemas telemáticos pueden proporcionar alertas sobre problemas mecánicos antes de que se conviertan en fallos graves.
• Gestión del combustible: Al rastrear el uso del combustible, las empresas pueden identificar áreas donde se pueden hacer mejoras para ahorrar costos.

Internet de las Cosas (IoT)

El IoT permitirá una mayor conectividad entre los vehículos y los sistemas de gestión de flotas. Los sensores en los vehículos podrán comunicar información crítica sobre el estado del motor, el consumo de combustible y las condiciones del tráfico, lo que facilitará un mantenimiento proactivo y una planificación de rutas más eficiente.

• Mantenimiento proactivo: Sensores en los vehículos pueden enviar datos sobre el estado del motor, niveles de fluidos y más, permitiendo un mantenimiento más proactivo.
• Optimización de rutas: Los datos de tráfico y condiciones de la carretera recopilados por los dispositivos IoT pueden ser utilizados para planificar rutas más eficientes.
• Seguridad y monitoreo: Dispositivos IoT pueden proporcionar monitoreo en tiempo real de las condiciones del vehículo y del conductor, mejorando la seguridad.

Sostenibilidad y flotas eléctricas

La presión para reducir las emisiones de carbono y la huella ecológica está llevando a un aumento en la adopción de vehículos eléctricos (EV) en las flotas. Las soluciones de gestión de flotas se adaptarán para integrar la supervisión y el mantenimiento de EVs, optimizando su uso y maximizando la eficiencia energética.

• Reducción de emisiones: Los EVs ayudan a reducir las emisiones de gases de efecto invernadero y cumplir con las normativas ambientales.
• Costos operativos más bajos: Aunque la inversión inicial en EVs puede ser alta, los costos operativos a largo plazo son más bajos debido al menor consumo de energía y costos de mantenimiento.
• Infraestructura de carga: El desarrollo de una red robusta de estaciones de carga es esencial para la adopción generalizada de vehículos eléctricos.

Plataformas basadas en la nube

Las soluciones de gestión de flotas basadas en la nube continuarán creciendo, proporcionando accesibilidad y escalabilidad sin precedentes. Esto permitirá a las empresas gestionar sus flotas de manera remota y colaborativa, independientemente de la ubicación geográfica.

• Acceso remoto: Permiten a los gestores de flotas acceder a la información y gestionar las operaciones desde cualquier lugar.
• Escalabilidad: Las plataformas en la nube pueden crecer con la empresa, adaptándose a sus necesidades cambiantes.
• Integración de datos: Facilitan la integración con otros sistemas empresariales, proporcionando una visión más completa de las operaciones.

Seguridad mejorada

Con el avance de las tecnologías, las medidas de seguridad en la gestión de flotas se volverán más sofisticadas. Sistemas de monitoreo en tiempo real, análisis de datos y alertas instantáneas ayudarán a prevenir accidentes y reducir riesgos en la carretera.

• Monitoreo en tiempo real: Sistemas que proporcionan alertas instantáneas sobre comportamientos de conducción inseguros o problemas mecánicos.
• Sistemas avanzados de asistencia al conductor (ADAS): Tecnologías que ayudan a los conductores a evitar colisiones y mantener una conducción segura.
• Capacitación continua: Programas de formación basados en datos para mejorar continuamente las habilidades y la seguridad de los conductores.

Integración con sistemas empresariales

La integración de sistemas de gestión de flotas con otros sistemas empresariales, como ERP y CRM, será más fluida. Esto permitirá una visión holística de las operaciones y una mejor coordinación entre diferentes departamentos de la empresa.

• Visión holística: Permite una visión integral de las operaciones, desde la gestión de inventarios hasta la atención al cliente.
• Mejora en la toma de decisiones: Datos integrados proporcionan una base sólida para la toma de decisiones estratégicas.

En resumen, el futuro de la gestión de flotas está marcado por una transformación digital que promete hacer las operaciones más seguras, eficientes y sostenibles. Las empresas que adopten estas innovaciones estarán mejor posicionadas para competir y prosperar en un mercado cada vez más dinámico.

¿En qué me fijo al cotizar un TMS SaaS?

La gran mayoría de las empresas en las que se presta un servicio en el que intervienen vehículos dependen, en gran medida, de la gestión de flotas para crear un sistema estructurado y metódico. La elección del software adecuado es crucial, ya que existen múltiples opciones disponibles. A la hora de decidir cuál es el mejor programa para su empresa, tenga en cuenta lo siguiente:

• Coste total: Aparte de considerar el costo total del software, es importante tener en cuenta las cuotas por servicios adicionales, licencias o funciones adicionales.
• Opciones imprescindibles: Dependiendo el tipo de empresa, pueden existir funciones del software que son imprescindibles e innegociables, por lo que es fundamental asegurarse que estén incluidas en el precio total del paquete.
• Facilidad de uso: Un software que sea fácil de incorporar en el día a día de las operaciones de su empresa es una ventaja considerable a la hora de decidir qué software utilizar. Además de esto, es importante considerar el servicio al cliente en caso de preguntas, problemas o emergencias.
• Capacidad de desarrollo: Si como empresa buscas escalar tu negocio, y personalizar tu TMS a las necesidades específicas de tu operación logística, es recomendable orientarse hacia un Software de Gestión de Transporte con la capacidad de desarrollo.

Drivin, un TMS SaaS basado en la nube que se especializa en gestión de flotas para todo tipo de empresa, cuenta con un producto robusto y escalable. Ofrece mayor trazabilidad, visibilidad y otorga la capacidad de planificar y optimizar las rutas de despacho en cosa de minutos.

Deja tus datos en el formulario de más abajo para ver cómo tu empresa se puede beneficiar de implementar un sistema de gestión de flotas.