¿Cómo reducir costos y cumplir con las entregas?

El reducir costos es una de las prioridades de dueños de pequeñas y medianas empresas (pymes), ya que tienden a contar con menor visibilidad en términos de saber por dónde sale el dinero que generan. Una clave esencial para asegurar el éxito en las pymes, es el aprender a controlar los costos, tanto grandes como pequeños. La suma constante de todos los gastos suelen acumularse rápidamente, y, si no se cuenta con un control adecuado de gastos, puede tener efectos perjudiciales para la empresa.

4 ideas para reducir costos en una empresa

Todas las empresas parten por acciones básicas que las han ayudado a abaratar costos, las que van desde la renegociación de precios con proveedores, a implementar tecnología a procesos automatizables.

Subcontratación 

Existen muchas empresas que ven la subcontratación con un lente negativo, pensando que viene de la mano con un aumento en los gastos.Sin embargo, en la gran mayoría de los casos, resulta más económico contratar empresas externas para tareas específicas, ya que ayudaría a reducir costos a largo plazo. Esto, mayoritariamente debido a la especialización que puedan tener los trabajadores, puesto que la inversión requerida para capacitar, ya sea monetaria, o en tiempo, muchas veces puede resultar más costosa, y con mayores probabilidades de error.

Gestión de stock

Dependiendo del sector o actividad comercial, existen muchas empresas que se manejan a partir de contar con un stock de productos. Esto asegura estar siempre en control de la cantidad de productos disponibles, aumentando la capacidad de venta y experiencia al cliente. De la misma manera, el tener muchos productos almacenados no es aconsejable, ya que significa tener capital inmovilizado, generando gastos de almacenaje y de producción que ya ha sido pagada.

Automatizar procesos

La automatización de procesos dentro de una empresa se refiere a la utilización de tecnología, con el fin de realizar tareas específicas, logrando reemplazar, en algunos casos, el esfuerzo manual. Va de la mano con la transformación digital de las organizaciones, lo cual ayuda a minimizar costos, aumentar la productividad y eficiencia y optimiza procesos.
De acuerdo al estudio de Índice de Adaptación Tecnológica Enero 2022, hecho por la Cámara Nacional de Comercio, un 35% de las empresas menciona que aumentará la inversión en tecnología digital, desde el uso de software de programación, chatbots, automatización o tecnología de nube.Invertir en tecnología es clave, considerando las expectativas de los clientes, las cuales han ido y seguirán creciendo a medida que evoluciona la tecnología.

Renegociación con proveedores

Considerando la importancia de los proveedores a lo largo de la cadena de suministro, es importante mantener un control adecuado de estos. Teniendo en cuenta los cambios que la cadena de suministro ha experimentado a lo largo de los últimos años, es necesario poder adaptarse a los nuevos requerimientos del mercado y clientes. Por esto, es necesario estar en constante evaluación de los proveedores, asegurando que estén constantemente alineados con la visión y estrategia de la empresa, la que tiene como objetivo, el reducir costos para generar mayores márgenes de ganancia. Está claro que a nadie le agrada, particularmente, el tener que renegociar contratos y promesas hechas anteriormente.
De la misma forma, nadie quiere estar operando bajo términos de contrato que no sean los más adecuados para la compañía.Debido a esto, conseguir una mejor oferta para la organización es necesario, y los proveedores deben también tener la disposición de poder ofrecer opciones. A continuación detallamos algunos consejos para tener en cuenta a la hora de renegociar contratos con proveedores.

Conocer las necesidades de tu empresa

Puede sonar obvio, pero no siempre lo es. La mayoría de las veces, es más común saber qué no necesita la compañía, versus lo que sí necesita. Una buena práctica es llegar a la reunión luego de haber pensado activamente acerca de cómo buscas reducir costos y las necesidades de ahorro que tiene tu empresa.

Tener claro las reglas de participación

Las tácticas de negociación son importantes, y mantener la cabeza fría ante situaciones que pueden o no salir de la manera que uno prevé es necesario para mantener una comunicación abierta y objetiva. Establecer un horario entre los involucrados, así como qué se espera como resultado, puede ayudar a mantener cierto nivel de disciplina a lo largo de la negociación.

Asegurarse que valga la pena para todos los involucrados

Las negociaciones generalmente requieren al menos dos involucrados. Asegúrate que sea una conversación provechosa para ambas partes, y que estén todos de acuerdo de que es necesario sentarse a conversar.

Invitar a las personas adecuadas a la conversación

Puede sonar redundante, pero se da mucho el invitar a personas como apoyo moral a conversaciones o reuniones donde no tienen mucho que aportar. Al asegurarse que todos los invitados son vitales para esa conversación, se hace más fácil la negociación, ya que todos los involucrados están al tanto de los objetivos de la reunión y buscan llegar a puerto de buena manera.

Apunta al éxito, planifica el fracaso

Por muchas ganas que puedas tener de que la renegociación desencadene en un resultado positivo para tu empresa, no siempre va a ser así. Plantearse diferentes desenlaces, donde no necesariamente resulte en beneficio de la empresa, puede ahorrar dolores de cabeza, además de poder tener respuestas previamente pensadas, evitando una interacción reaccionaria. Como consecuencia de implementar mejoras para reducir costos en las empresas, se logra ver un aumento en el cumplimiento de las entregas de los productos a los clientes. Esto debido a que la mezcla de las técnicas de reducción de gastos hace que una empresa tenga mayor control sobre su operación de entrega. Tanto desde la subcontratación de terceros para, por ejemplo, el sistema de delivery, como el automatizar los procesos dentro del proceso de última milla. 

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