Transformando la Logística de Transporte de Motos

Carguesa, una empresa con más de 27 años de experiencia en el sector logístico, ha sido un pilar en el transporte de motos, repuestos y otros productos para el grupo Auteco. 

Sin embargo, a pesar de su larga trayectoria, enfrentaba desafíos tecnológicos que limitaban su eficiencia. La solución llegó con la implementación de un nuevo sistema de gestión de transporte (TMS).

Acerca de Carguesa

Actualmente, cuenta con una flota propia de vehículos de despacho, los cuales no dan abasto al aumento en volumen de las ventas, por lo que también tercerizan los servicios de transporte de motos. Auteco tiene plantas de producción en Cartagena y Rionegro, además de una plataforma de cross-docking en Bogotá, para gestionar la mercancía y el proceso de última milla.

Entre las dos plantas, estiman contar con aproximadamente 6.000 motos en almacenamiento. En cuanto a temas de repuestos, cuentan con un centro de distribución en Rionegro, desde donde se distribuyen todos los repuestos a nivel nacional. En este caso, confían su logística de última milla a empresas terceras, específicamente paqueteras especializadas como Coordinadora, Servientrega, TCC, Envia, entre otras.

“Nuestra labor en el grupo es bastante diversificada. No trabajamos exclusivamente con Auteco; de hecho, hay dos divisiones: una llamada Auteco SAS y otra conocida como Auteco Mobility.

También colaboramos con Celerix, una empresa hermana que ofrece servicios transversales como gestión de talento humano, finanzas, contabilidad, jurídica, analítica de datos, entre otros. También atendemos a otras empresas dentro del grupo, como Soltrech, que se encarga de la pintura de las motos, y SI3 y Colauto, especializados en la fabricación de chasis y sillines para motos.

En resumen, nuestra colaboración se extiende a múltiples empresas dentro del grupo,” comenta Daniel Echeverri, Jefe de Operaciones de Carguesa. 

Un Antes y Después

Hasta hace tres años, Carguesa operaba en un entorno con poco seguimiento y nula trazabilidad de sus entregas, lo que resultaba en una gestión bastante empírica. Para abordar estos problemas, crearon una aplicación interna llamada Carguesapp, que les ofrecía un cierto nivel de control sobre las entregas. Sin embargo, esta solución tenía sus limitaciones, ya que no eran expertos en desarrollo de software.

En busca de mejorar, exploraron otras alternativas tecnológicas, incluidos otros TMS. A pesar de que estas opciones eran robustas, resultaron ser poco flexibles para adaptarse a las necesidades específicas de la empresa. Este escenario los llevó a una especie de callejón sin salida en términos de eficiencia y control operativo.

Fue entonces cuando descubrieron Drivin, una plataforma que se convirtió en el eslabón perdido que necesitaban. Drivin no solo les ofrecía las capacidades de planeación y ruteo que tenía el TMS que estaban usando previamente, sino que también incorporaba la trazabilidad que Carguesa requería. De esta manera, lograron consolidar diferentes aspectos de su operación logística en una única solución más integral, permitiéndoles avanzar significativamente en eficiencia y control.

La implementación de Drivin

Tras descubrir que Drivin podría ser la solución que necesitaban, la empresa inició una fase de pruebas. Gracias a la experiencia previa con otros TMS, pudieron evaluar rápidamente si Drivin se ajustaba a sus necesidades específicas. En tan solo una semana y media, lograron confirmar que la plataforma era amigable, eficiente y adaptable.

El soporte constante del equipo de Drivin aceleró el proceso de implementación. La plataforma no solo cumplía con las expectativas en términos de planeación y ruteo, sino que también se adaptaba a las condiciones particulares de su operación, como el transporte de motocicletas, que tiene requisitos muy específicos.

Para validar la usabilidad del sistema, realizaron pruebas con los conductores, quienes encontraron que Drivin era más fácil de usar y más rápido que las soluciones anteriores. Además, la plataforma les proporcionaba instrucciones claras sobre dónde entregar, lo que facilitó la transición y permitió poner en marcha el piloto con mayor tranquilidad y confianza.

La integración de Drivin con el sistema SAP existente fue notablemente fluida. A diferencia de otras experiencias de integración tecnológica que suelen ser complejas y prolongadas, este proceso se llevó a cabo sin grandes contratiempos. La noticia de que Drivin se había incorporado a SAP Store, añadió un nivel extra de confianza en la decisión de implementarlo. Esto facilitó la transición y permitió una implementación más rápida y eficiente.

Drivin Rewards

Por otro lado, una de las funcionalidades más destacadas que Drivin introdujo es el sistema de bonificación para conductores, conocido como Drivin Rewards. Este innovador sistema va más allá de la optimización de rutas; se trata de un programa integral de incentivos que se centra en comportamientos y metas específicas. 

Los conductores son evaluados a base de criterios como la velocidad mantenida, el cuidado en la manipulación de los vehículos, y la eficiencia en las entregas. Este sistema de recompensas se ha convertido en un nuevo indicador clave de rendimiento para la empresa, y ya ha mostrado un impacto positivo. Los conductores están altamente motivados, ya que pueden ver su puntuación en tiempo real y recibir retroalimentación constante, lo que a su vez mejora la eficiencia y la satisfacción general.

Aparte, la empresa está implementando el gestor de casos de Drivin para mejorar el servicio al cliente. Este sistema permite medir el rendimiento del equipo de atención al cliente, que también trabaja con metas y bonos. De esta manera, Drivin no solo ha optimizado las operaciones logísticas, sino que también ha aportado soluciones para mejorar otros aspectos del negocio.

La ventaja competitiva de Drivin

“Drivin destaca por su ‘interfaz amigable y agilidad operativa’, lo que lo convierte en una herramienta fácil de usar en comparación con otros sistemas que hemos probado”, señala Daniel. “Mientras que otros sistemas pueden ser lentos y complicados, Drivin ofrece una ‘experiencia de usuario fluida’ que ahorra tiempo y reduce la fatiga del conductor.”

Echeverri también destaca la integración con SAP como un punto fuerte: “La capacidad de Drivin para integrarse de manera fluida con SAP nos ha dado un nivel de control y trazabilidad que no habíamos encontrado en otros competidores. Esto no solo ha optimizado nuestras operaciones internas, sino que también nos ha permitido expandir nuestros servicios a otras empresas del grupo, proporcionando datos e indicadores clave de rendimiento.”

“Esta ventaja competitiva ha sido un factor clave en nuestra elección de Drivin como la solución de TMS preferida. No solo cumple con nuestras necesidades, sino que ha sido muy ganador para nosotros’, especialmente en términos de trazabilidad y control”, comenta Daniel.

Además, aconseja que cualquier empresa que busque implementar un TMS debe optar por un sistema “amigable y flexible”, ya que cada producto tiene sus propias especificaciones logísticas. Destaca que Drivin ofrece la “posibilidad de adaptarse a diferentes dinámicas”, a diferencia de otros TMS más rígidos.

Datos concretos de mejora

Daniel además proporciona datos concretos sobre las mejoras que han experimentado desde la implementación del sistema Drivin, destacando que el nivel de servicio ha aumentado del 88% al 95%.

También señala que la eficiencia en el servicio al cliente también ha mejorado significativamente. Antes necesitaban hasta tres personas dedicadas a atender llamadas de clientes que querían saber el estado de su pedido. Con la implementación de Drivin, han permitido a sus clientes rastrear sus pedidos en tiempo real, logrando reasignar personal a otras tareas, optimizando así los recursos humanos.

“Con la misma cantidad de recursos, estamos logrando hacer más. Prácticamente, hemos eliminado la necesidad de un servicio al cliente dedicado a rastrear pedidos, ya que ahora los clientes tienen la visibilidad que necesitan”.

Daniel resalta un cambio significativo en el manejo de averías. Antes de usar Drivin, tenían un 5% de averías en las motos transportadas, sin un conocimiento claro de qué partes se dañaban más frecuentemente. Con la visibilidad que les proporcionó la plataforma, pudieron identificar no solo el nivel de averías, sino también las partes específicas de las motos que se dañaban más, permitiéndoles tomar medidas preventivas, como proteger ciertas partes de las motos. Como resultado, el nivel de averías se redujo al 1%.

“Drivin, mediante la extensa capacidad de otorgar visibilidad mediante pruebas de entrega, nos brindó la capacidad que necesitábamos para abordar problemas que sabíamos que existían, pero que no podíamos cuantificar. Ahora estamos en un 1% de averías, lo cual es una mejora significativa”, concluye Daniel.

Si te gustaría ver cómo un TMS robusto como el de Drivin puede marcar una diferencia en tu operación logística, deja tus datos en el formulario de más abajo y nos pondremos en contacto.