Automatización y su importancia para pymes

La automatización es un factor imprescindible en cualquier empresa que busque una mayor optimización y control sobre sus procesos de producción o entrega de productos. Esto debido a que la automatización permite un incremento sustancial tanto en la productividad, como en la experiencia que se le puede brindar a un usuario final de los productos ofrecidos.Por medio de una programación preestablecida, es posible reducir las posibilidades de error, logrando una experiencia de compra más fluida y eficiente.

¿Qué es la automatización?

Cuando hablamos de automatización nos referimos al uso de diversos sistemas digitales para controlar de forma automática diferentes procesos industriales. Incorpora la gestión de datos, producción, sistemas tecnológicos, comunicaciones, y muchos más. Para lograr una automatización eficiente, es necesario que pueda controlar de manera efectiva el conjunto de eventos que puedan ocurrir frente a diferentes situaciones o escenarios, con el objetivo de lograr la situación más favorable de acuerdo a los recursos asignados y disponibles.

Beneficios de la automatización

Tomando en cuenta los desafíos competitivos que están presentes hoy en día para las pymes, desde competencia con empresas corporativas, hasta dificultades para reducir costos, o falta de presupuesto para marketing, invertir en tecnología y en la automatización puede ser el enlace faltante para alcanzar el éxito. Con esto en mente, existen múltiples beneficios para las empresas de todos los tamaños y sectores cuando se trata de automatizar procesos. 

Aumenta la productividad

Implica reducir costos de los procesos productivos y de gestión, logrando mejorar la calidad de los productos y de entrega.También influye en las tareas realizadas por trabajadores, las que se ven directamente afectadas por la implementación tecnológica, ofreciendo más herramientas de trabajo para ellos.Esto contribuye a eliminar tiempos muertos, o repetición de tareas que por error humano deben ser hechas nuevamente. También logra eliminar los trabajos de alto riesgo y tediosos, incrementando la seguridad laboral.

Optimiza los procesos de producción

Al optimizar los procesos es posible aumentar la producción así como la disponibilidad de productos, rigiéndose a los objetivos de la empresa. 

Mayor trazabilidad

A lo largo de la operación es posible obtener mayor trazabilidad, ya que la digitalización de los procesos permite generar y disponibilizar la información de cada proceso ejecutado.

Definición de KPI

Al contar con información y datos reales y en tiempo real, se abre la posibilidad de analizarlos de forma periódica, obteniendo informes en cualquier momento, con los indicadores de rendimiento previamente definidos. Al hacer esto, es posible analizar y remediar los puntos débiles, donde exista una mala aplicación o gestión de los recursos. 

Implementación de flujos de trabajo

Al incorporar flujos de trabajo, es posible identificar y posteriormente, eliminar inconsistencias y falencias a lo largo del proceso.

Mejor experiencia al cliente

Debido a un aumento en la velocidad de ejecución de las operaciones, es posible lograr una reducción de tiempo significativa. Esto se traduce en brindar una mejor experiencia a los clientes, los que se ven beneficiados por la agilidad de la empresa, que logra disponer de los productos y servicios adquiridos de una manera rápida y eficiente.

Integración de diferentes plataformas

Al automatizar los sistemas de información, hace posible la integración entre estos, ahorrándole al trabajador el tener que memorizar las diferentes plantillas a utilizar, las que ahora se encuentran disponibles de manera automática. También permite la vinculación entre diferentes bases de datos de todas las áreas de una empresa, como recursos humanos, inventario, ventas y contabilidad.Al hacer esto, se reducen los errores internos de comunicación, al tiempo que aumenta el procesamiento de información y datos.

Tipos de automatización

Durante la digitalización de los procesos u operaciones administrativas, es posible implementar diferentes tipos de tecnología con el objetivo de agilizarlos. Para esto, existen diferentes tipos de automatización, y dependerá de las necesidades, presupuestos y capacidades de cada empresa para definir cual le acomoda mejor.

Automatización de procesos IT (ITPA)

Este tipo de automatización tiene como objetivo reducir el trabajo manual, tanto en la ejecución como medición de tareas rutinarias. Tiende a ser empleada en los departamentos de IT, coordinando con diferentes flujos de procesos y trabajo. La automatización ITPA logra estandarizar las tecnologías de la empresa con protocolos determinados, además de ofrecer mayor coherencia entre diferentes versiones de software. Un beneficio que destaca en este tipo de automatización, es ante la caída del servicio, donde el ITPA logra una resolución de problemas mucho más eficiente y rápida. 

Macros

Los macros son uno de los procesos tecnológicos más populares, los que llevan décadas en uso. Estos consisten en una serie de funciones que permiten la automatización de tareas repetitivas. También incluye automatizar acciones complejas, tanto operaciones de negocio, como bases de datos y sistemas informáticos. Funciona uniendo secuencias de procesos y tareas para que, al momento de ejecutar una orden que corresponda al comando, se ponga en marcha de manera ordenada. Al lograr automatizar los procesos, se consigue que los trabajadores o recursos humanos no debían estar activamente pendientes de cada una de las tareas y actividades que deben ser ejecutadas. Por maravilloso que suene, es importante destacar que a pesar de lograr una facilitación en el trabajo y ejecución de procesos con mayor complejidad, aún sigue siendo necesario contar con personal que supervise y programe las acciones.

Automatización robótica (RPA)

Con la ayuda de la inteligencia artificial (AI) y machine learning (ML) ha sido posible la automatización robótica de procesos. Por medio de robots es posible automatizar tareas administrativas que no requieran de pensamiento creativo, y que sean 100% automatizables.A diferencia con los otros dos métodos de digitalización de procesos productivos, la RPA se diferencia al tener una mayor flexibilidad de integración. Esto se traduce en que pareciera ser que hay un trabajador humano detrás del proceso o tarea, cuando en realidad es un robot.

Drivin es un software que permite la automatización de la gestión de entregas de productos, desde un punto de inicio, como un almacén, a la dirección final de un cliente en específico. Permite también la visibilidad a lo largo de la operación, tanto para la empresa, como para el consumidor, el que, por medio de un número de tracking, puede ver el estado en vivo de su compra.
Al mismo tiempo, tiene la capacidad de planificar y optimizar las rutas que toman los conductores de los camiones de entrega, los que pueden ser monitoreados para garantizar que las entregas se estén cumpliendo en el tiempo establecido previamente.

Suena bien, ¿no? A pesar de esto, existen muchas pequeñas y medianas empresas que tienden a alejarse de los software de gestión de transportes o de la automatización de sus procesos, generalmente debido a mitos que han sido arrastrados a lo largo del tiempo. Afortunadamente, hoy en día estos servicios basados en la nube son extremadamente asequibles, y logran generar ahorros considerables sin importar el tamaño de la empresa que lo emplee.

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