Comprovante de entrega Digital: o futuro da logística

No campo da logística, o comprovante digital trouxe uma revolução na forma como os processos de entrega de pedidos são gerenciados.

Se você ainda não está familiarizado com o comprovante de entrega digital, uma ferramenta poderosa para agilizar os processos internos e externos, está no lugar certo.

Neste artigo, iremos explicar o que é essa ferramenta e como ela pode otimizar o fluxo de trabalho da sua empresa, além dos benefícios e os tipos mais comuns de comprovantes de entrega digital.

O que é o comprovante de entrega? 

Você já sabe o que é e como funciona um comprovante de entrega na logística? Essas provas de entrega, também conhecidas como proof of delivery (POD) em inglês, são documentos que contêm informações relevantes relacionadas à entrega de um produto ou à realização de um serviço.

A utilização de comprovantes de entrega é uma parte essencial das operações logísticas, pois permite a verificação bem-sucedida das entregas tanto para os clientes quanto para as empresas.

Diferentes formas de comprovar a entrega

Há uma variedade de métodos digitais de POD usados na logística e transporte, cada um com seu próprio nível de detalhe, implementação tecnológica e formato. Aqui estão alguns exemplos comuns de provas de entrega que podem ser utilizados.

Comprovante de entrega digital

O comprovante de entrega digital tem o mesmo objetivo que uma prova de entrega física, mas, por ser na forma eletrônica, oferece uma ampla variedade de formatos disponíveis, entre os quais se destacam:

• Assinatura Eletrônica: Em vez de um documento físico, são utilizados métodos de assinatura eletrônica. O destinatário assina em um dispositivo eletrônico, como um celular ou tablet, capturando uma assinatura digital que serve como comprovante de entrega.
  
  
• Códigos de Barras e Escaneamento: Os códigos de barras ou códigos QR nas etiquetas de envio ou pacotes são escaneados no momento da entrega. Os dados são registrados eletronicamente, fornecendo a comprovação de que o envio foi entregue no local especificado.
  
  
• Rastreamento por GPS: Nos casos em que o veículo de entrega está equipado com tecnologia GPS, os dados de rastreamento em tempo real podem servir como comprovante. A localização e o horário da entrega são registrados e podem ser acessados eletronicamente.
  
  
• Fotografias: Tirar fotos do pacote entregue ou do destinatário recebendo o pacote pode servir como evidência visual. Essas fotos podem ter uma marca de tempo e ser anexadas ao registro de entrega.
  
  
• Documentação Digital: Em vez de documentos físicos, são utilizados métodos de documentação digital. Isso inclui assinaturas digitais, formulários eletrônicos e plataformas online onde os destinatários podem confirmar o recebimento de um envio de forma digital.
  
  
• Comprovante de Pagamento: Em alguns casos, o comprovante de pagamento no local da entrega, como um recibo ou fatura, pode ser usado como forma de comprovação de entrega, pois demonstra que o destinatário cumpriu suas obrigações financeiras ao receber o pacote.
  
  
• Geovalladação: estabelece limites virtuais ao redor de locais específicos de entrega. Quando o veículo de entrega entra ou sai da área designada, é ativada uma confirmação automatizada de entrega.

Benefícios da prova de entrega digital ou proof of delivery digital

Rastreabilidade: Utilizar um comprovante de entrega digital proporciona uma maior visibilidade das operações de transporte. Além disso, permite um melhor controle dos produtos enviados e as informações sobre o sucesso de sua recepção em tempo real.

Produtividade: A automação dos comprovante de entrega via meios digitais ajuda os colaboradores a realizarem suas tarefas de maneira mais simples, organizada e eficiente.

Efetividade: Ao eliminar o uso de papel, os gastos operacionais são reduzidos. Em alguns países, inclusive, existe legislação que respalda o uso de documentos eletrônicos em operações de distribuição e entrega de mercadorias.

Sustentabilidade: Os clientes valorizam quando seus fornecedores se preocupam com o meio ambiente e tomam medidas concretas para minimizar seu impacto.

Visibilidade: Com comprovante de entrega, obtém-se informações sobre cargas, descargas, entregas e eventos durante o transporte, com georreferenciamento e em tempo real.

Rentabilidade: A análise de informações, como a comparação entre o trajeto planejado e o real, a satisfação do cliente por meio de pesquisas e a automação dos processos de cobrança, refletirão em uma maior rentabilidade para o negócio.

Comprovação de entrega física

Ainda hoje, muitas empresas optam por métodos físicos ao realizar suas entregas. Um exemplo comum é a confirmação de assinatura, na qual o destinatário assina um

documento físico, como um recibo de entrega ou uma carta de porte, para confirmar o recebimento do envio.

Não podemos negar que o comprovante de entrega físico sempre foi um documento fundamental nas atividades de logística e distribuição, pois é uma prova confiável de que a mercadoria foi recebida corretamente. No processo tradicional, o operador precisa retornar à empresa ou depósito após concluir sua jornada de distribuição e entregar os comprovantes de entrega assinados aos administradores e gerentes logísticos, para que possam iniciar o processo de verificação e cobrança.

Apesar de ser um método relativamente popular, ele possui algumas desvantagens ao ser colocado em prática:

- Carga administrativa: O comprovante de entrega físico requer trabalho administrativo adicional, incluindo a coleta e organização de recibos em papel ou registros digitais. Esse processo pode levar tempo, especialmente em operações logísticas em grande escala.

- Informações atrasadas: Em muitos casos, o comprovante de entrega físico não fornece informações em tempo real, pois leva tempo para processar e compartilhar os documentos, resultando em atrasos na atualização das informações de rastreamento e na notificação dos interessados sobre as entregas bem-sucedidas.

- Custos mais elevados: A implementação do comprovante de entrega físico pode resultar em custos adicionais para as empresas de logística. Estes custos incluem impressão, armazenamento, entrada manual de dados e possíveis erros ou perdas associadas aos documentos físicos.

- Impacto ambiental: O comprovante físico frequentemente envolve o uso de papel, o que contribui para um maior impacto negativo no meio ambiente.

É importante ressaltar que avanços tecnológicos e a crescente disponibilidade de soluções digitais estão reduzindo algumas das desvantagens associadas ao comprovante de entrega físico.

Alternativas digitais, como assinaturas eletrônicas, aplicativos móveis e plataformas baseadas na nuvem, podem oferecer benefícios similares, ao mesmo tempo, em que abordam muitas das desvantagens mencionadas anteriormente.

Na Drivin, oferecemos um planejamento otimizado de rotas, levando em consideração todas as restrições comerciais e operacionais fornecidas. Além disso, nosso aplicativo móvel fornece aos motoristas informações relevantes para cumprir o planejamento e realizar uma prova de entrega digital.

O motorista pode atualizar o status da entrega, incluindo aceitação total ou parcial, recusa de pedidos por SKU, detalhar os motivos de recusa ou aceitação, tirar fotos, assinar digitalmente, adicionar comentários e baixar o documento de prova de entrega digital em formato PDF.

Além disso, sua empresa pode revisar o status dos pedidos em várias datas de entrega, baixar os comprovantes de entrega digital em arquivos PDF, informar seus clientes internos sobre sua operação, baixar pré-liquidações para o pagamento de seus motoristas e gerar automaticamente uma pré-liquidação da rota.

Se você deseja dar o salto definitivo para o uso de comprovante de entrega digital, deixe seus dados no formulário abaixo para que um representante da Drivin entre em contato.