Como tornar a logística de uma empresa mais produtiva e melhorar sua qualidade? Uma das estratégias adequadas para essa finalidade é simples e pode ser utilizada em várias áreas. Ela vem do Japão e tem sido aplicada em empresas ao redor do mundo. Estamos falando da metodologia 5S.
Criado após o final da Segunda Guerra Mundial para reerguer economicamente o país após os estragos deixados pelo conflito, o sistema 5S tinha como um de seus principais objetivos ser preciso e enxuto, de modo a fazer o máximo com o mínimo de recursos possíveis. Para isso, era necessário, evitar erros, perdas desnecessárias e utilizar as ferramentas existentes de um modo eficiente.
O que é a metodologia 5S?
O 5S tem como finalidade, organizar, estruturar e facilitar os processos das empresas, tornando-os mais enxutos, práticos e eficientes. Dessa forma, as tarefas podem ser feitas com mais rapidez, de forma mais assertiva e mantendo o nível de qualidade.
O método foi extremamente bem-sucedido e passou a ser utilizado como ferramenta de gestão em diferentes níveis estruturais das empresas, não apenas nas fábricas japonesas, mas em diferentes esferas organizacionais no mundo todo.
Embora seja bastante eficiente, a metodologia 5S é muito simples e está relacionada a comportamentos básicos relacionados à autorregulação de cada indivíduo e à cultura de uma organização. 
Como a metodologia 5S funciona?
Quando falamo 5S, estamos falando em sensos, em modos sensatos de utilizar as coisas e na forma como as atitudes influenciam os resultados. Para facilitar o seu acesso como ferramenta de gestão, esses elementos foram categorizados em cinco aspectos, da seguinte forma:
- Seiri: senso de utilização.
- Seiton: senso de organização.
- Seiso: senso de limpeza.
- Seiketsu: senso de normalização e padronização.
- Shitsuke: senso de disciplina e autodisciplina.
Como o 5S pode ser utilizado na logística?
Uma operação logística é uma das partes mais importantes de uma organização, sendo ela parte da empresa ou terceirizada. Isso porque a qualidade de seu fluxo e a consistência de sua estratégia influenciará todos os elos da cadeia de suprimentos.
Quando uma operação é desordenada, suja, sem comunicação e sem metodologia, o seu desempenho tende a acompanhar essa falta de zelo. Com o passar do tempo, aparecem erros que podem comprometer a produtividade e o olhar do cliente para a marca que ela representa.
Dentro deste ponto de vista, a logística vai além de empacotar, despachar e distribuir produtos, mas começa na própria cultura da empresa, em como cada colaborador se enxerga e vê aos outros dentro do processo.
Entre os primeiros passos para implementar essa ferramenta na operação está o que conhecemos por housekeeping – ou seja, a limpeza da casa. "A essência da metodologia 5S é melhorar a eficiência dasoperações mediante a destinação adequada de materiais e recursos, separando o que é necessário do desnecessário, trabalhando os sensos de organização, limpeza e identificação de materiais e espaços, além da manutenção e melhoria contínua do próprio processo."Com a sistematização e padronização trazidos pelo modelo, não há ganhos apenas produtividade, mas também uma melhora significativa no clima organizacional, aumento da segurança e um olhar mais profissional e competitivo para a operação.
Conheça os principais benefícios dos 5S
Seiri, o senso de utilização
Basicamente, se trata de separar aquilo que é importante daquilo que não é relevante, de modo que aquilo que já não tem uso deve ser descartado. Um armazém lotado com objetos inapropriados pode gerar bastante dor de cabeça e atrapalhar o fluxo da operação.
Você pode se perguntar:✍ Esse item ainda é útil ou não? Caso a resposta seja não, considere descartá-lo, encaminhá-lo para a venda, descarte ou doação.
Seiton, o senso de organização
Esse senso é especialmente relevante nos armazéns e hubs logísticos, em que a ordem da disposição dos produtos e como estão estocados altera completamente a dinâmica das chegadas e saídas. Uma logística mais organizada é também mais produtiva.
Você pode perguntar: com que frequência esse objeto é utilizado? ✍ Um objeto pouco usado pode ser alocado em prateleiras mais altas ou em locais de acesso mais restrito, enquanto os utilizados com bastante frequência devem estar sempre a mão para evitar desperdício de tempo. Essa lógica vale também para móveis, materiais de trabalho e documentos. Vale lembrar que é importante mapear as entradas e saídas de produtos em um armazém, separando-os de acordo com sua volatilidade, deixando sempre um espaço para o trânsito de mercadorias.
Seiso, o senso de limpeza.
Nesse quesito entra desde o asseio do ambiente de trabalho, como a manutenção de equipamentos, documentos e os locais em que estes são guardados. Um lugar visualmente mais agradável influencia o humor e a disposição de toda a equipe.
Você pode se perguntar: ✍ Estou me sentindo bem neste local de trabalho? Os materiais e equipamentos que utilizo sempre estão sedo revisados para que e encontrem em boas condições de uso? Direcionar um momento do dia para a limpeza e manutenção dos itens utilizados no dia a dia aumenta o comprometimento, tornando cada pessoa autorresponsável e predisposto a melhorar o ambiente para que seu time se sinta melhor. Além disso, equipamentos e veículos com a limpeza e manutenção em dia, aumentam sua vida útil e evita contratempos durante a operação.
Seiketsu, o senso de normalização ou padronização
Este senso trata do padrão de comportamento e da formação dos hábitos que irão garantir o cumprimento dos aspectos anteriores não apenas uma vez, mas ao longo do tempo, já que estes estão internalizados em cada indivíduo.
Para isso é preciso praticar atenção constante para identificar nas situações que se apresentam no dia a dia se algo precisa ser descartado, realocado, revisado ou limpo, até que fazer isso se torne algo natural, como parte da promoção de um ambiente mais saudável e seguro para todos – e consequentemente mais apto para ser produtivo.
Você pode se perguntar: ✍ Eu faço algo para manter a qualidade do meu ambiente de trabalho e da minha operação logística por que alguém me solicitou ou por que já faz parte do meu comportamento?
Caso você perceba que é necessário sempre ser lembrado sobre os sensos de utilização, organização e limpeza – ou apenas lembra deles quando sua operação passa por algum tipo de confusão ou problema, vale a pena refletir se já não está na hora de assumir essa responsabilidade para si, o que vai poupar preocupações e retrabalho no futuro.
Shitsuke: o senso de disciplina e autodisciplina
Para dar sustentação aos 4S anteriores, é preciso que os hábitos formados sejam mantidos. E esse movimento acontece quando há um forte senso de comprometimento com o ambiente de trabalho, com a equipe, com o cliente e com o consumidor. Essa atitude gera uma disciplina de checagem e criação de melhores condições que sejam sustentáveis ao longo do tempo.
Nesse caso, o indivíduo se presta a um treinamento constante e na renovação de seu empenho a cada novo desafio que apareça.
Você pode se perguntar:✍Estou sempre renovandeo meu interesse por manter a minha operação logística enxuta, organizada, agradável, eficiente e produtiva utilizando as ferramentas mais apropriadas para isso? A ideia é que mesmo diante das adversidades e contratempos comuns que podem tirar o foco no cotidiano, você consiga retomar as ações necessárias para manter os 5S funcionando da melhor maneira e, consequentente, tornando seus processos mais dinâmicos, úteis e rentáveis.
Logística enxuta e sistema de gerenciamento de transporte
Um TMS SaaS – sistema de gerenciamento de transporte baseado em nuvem, como o desenvolvido por Drivin, pode ser um grande aliado para conquistar uma logística enxuta, evitar desperdícios e melhorar a qualidade de sua operação.
Drivin permite a redução de despesas com armazenamento, considerando as previsões de vendas e capacidade de produção disponível. Ao mesmo tempo, nos processos de gestão de transporte, auxilia no cross-docking de produtos sem a necessidade de armazenamento em pontos intermediários, mantê-los em constante movimento em direção ao seu destino.
Com essa solução tecnológica, você diminui em até 90% o tempo de roteirização e é possível ainda aproveitar ao máximo a capacidade de carga dos veículos nas entregas, otimizar as rotas de entrega, tornando mais eficiente o processo de distribuição de mercadorias, diminuindo o consumo de combustível e o desgaste dos veículos da frota.